Питання електронного документообігу в бізнесі в період війни

29:07:2022 г.

В період війни питання діджиталізації набувають ще більш важливого значення для роботи та життєдіяльності бізнесу. Так, окрім іншого, чим швидше бізнес має можливість вирішувати різноманітні адміністративні питання – тим швидше може відновалюватись. Зокрема, наразі вкрай актуальним є питання електронного документообігу (сумісність різноманітних систем, кадровий електронний документообіг, використання цифрового підпису, тощо).

Тож вчора в ЕВА відбулась зустріч за участі представників Мінцифри, Мінюсту та Державної архівної служби.

Одним з ключових питань до обговорення стала неможливість на сьогодні обміну електронними документами, підписаними в різних системах та, відповідно, вивантаження і збереження таких документів з різних програм в одну – для створення єдиного архіву електронних документів. Так, представник від Мінцифри повідомив, що наразі впроваджується Стандарт ASiC, який запрацює цього року та надасть можливість обміну інформацією. Очікується, що ключові державні установи перейдуть на використання цього Стандарту, у бізнесу відповідно також буде можливість використовувати ASiC і в комунікаціях з держорганами і між собою. Також для обміну між системами зараз можна використовувати СЕВ. Хоча, безумовно, ці стандарти та системи – мають статус можливості, а не обов’язкові до використання. Але у бізнесу все ще залишається багато питань щодо того як це все функціонуватиме, особливо зважаючи на той факт, що у постачальників відповідних послуг законодавчо не зобов’язані обмінюватись електронними документами між системами.

Наступним питання стало використання електронного цифрового підпису. Так, наразі їх є кілька різновидів – кваліфікований, удосконалений підпис що базується на електронному кваліфікованому сертифікаті, простий цифровий підпис. Про особливості та правила їх використання можна переглянути відео. Так, було роз’яснено, що є документи, що мають бути підписані тільки з використанням КЕП (наприклад, договори нотаріального посвідченню – тобто критичні правовідносини з важкими наслідками порушень). Удосконалений електронний підпис (Дія.Підпис) або кваліфікований електронний підпис можна використовувати в кадрових питаннях. Окрім того, у певних випадках керівник може використовувати власний цифровий підпис для підпису документів юридичної особи. Проте, все ж питанням залишається можливість використання простих підписів в кадрових питаннях, підписання договорів е-підписами з іноземними контрагентами (адже їм КЕП не видається, тощо). Щодо органів державної влади, то за новим регулюванням керівники структур мають використовувати КЕП для підпису, працівники – удосконалений підпис.

На переконання бізнесу, паперове дублювання деяких електронних документів є основною перепоною. Так, за словами Держархівслужби, все ж є документи які треба зберігати в паперовій формі, здавати архів, де вони мають зберігатись 10 та більше років (наприклад, щодо загально підприємницької діяльності). Порядок передачі електронних документів в архів на постійне зберігання можна переглянути за посиланням. Врегулювання цього питання потребує додаткових обговорень з Мінсоцполітики та Пенсійним фондом України.

Водночас, домовились провести додаткові зустрічі та обговорення щодо документообігу і із іншими залученими органами державної влади, в тому числі представниками податкової та митної служб аби випрацювати процедури, які б відповідали сьогоденню та спрощували формальні процедури для прозорого бізнесу.

Європейська Бізнес Асоціація