Приказом Минюста от 30.12.2011 г. № 3659/5 (приведен ниже) утвержден порядок обработки персональных данных в базах. Согласно него приняты общие требования по защите персональных данных при их обработке в базах персональных данных владельцами и распорядителями.

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства юстиції України 30.12.2011 № 3659/5
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 3 січня 2012 р. за № 1/20314

ТИПОВИЙ ПОРЯДОК обробки персональних даних у базах персональних даних

I. Загальні положення
1.1. Цей Типовий порядок розроблено на виконання вимог частини десятої статті 6 Закону України "Про захист персональних даних" (далі - Закон).
1.2. Цей Типовий порядок встановлює загальні вимоги до організаційних та технічних заходів захисту персональних даних під  час їх обробки у базах персональних даних володільцями та  розпорядниками баз персональних даних.
 1.3. Обробка персональних даних може здійснюватися повністю  або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або  у формі картотек персональних даних.
 1.4. У цьому Типовому порядку терміни вживаються у такому  значенні:

• автентифікація - процедура встановлення належності  працівникові володільця або розпорядника бази персональних даних  пред'явленого ним ідентифікатора;
• авторизація - процедура отримання дозволу на проведення дій з обробки персональних даних у базі персональних даних у складі інформаційної (автоматизованої) системи;
• відповідальна особа - особа, на яку володільцем або розпорядником бази персональних даних відповідно до її службових, трудових, професійних обов'язків покладена організація роботи, пов'язаної із захистом персональних даних при їх обробці;
• ідентифікація - процедура розпізнавання користувача в системі, як правило, за допомогою наперед визначеного імені (ідентифікатора) або іншої інформації про нього, яка сприймається інформаційною (автоматизованою) системою;
• структурний підрозділ - структурна одиниця, що діє у складі володільця або розпорядника персональних даних та відповідно до його прав та обов'язків на підставі положення про нього здійснює організацію роботи, пов'язаної із захистом персональних даних при їх обробці.

Інші терміни у цьому Типовому порядку вживаються у значеннях,  наведених у Законі.
1.5. Захист персональних даних покладається на володільця  бази персональних даних.
Розпорядник бази персональних даних здійснює обробку  персональних даних відповідно до закону або на підставі укладеного  з володільцем бази персональних даних договору у письмовій формі  з метою і в обсязі, визначеними в договорі.
На дії володільця та/або розпорядника бази персональних даних  поширюються усі вимоги щодо захисту персональних даних від  незаконної обробки, а також від незаконного доступу до них.
 1.6. Володілець або розпорядник бази персональних даних надає  суб'єкту персональних даних інформацію про мету обробки  персональних даних до моменту отримання згоди від суб'єкта  персональних даних.
 1.7. Володілець бази персональних даних зберігає персональні  дані у строк не більше, ніж це необхідно відповідно до мети їх  обробки, якщо інше не передбачено законодавством.
 1.8. Володілець бази персональних даних визначає:

• мету обробки, склад персональних даних у базі персональних даних та її місцезнаходження;
• порядок внесення, зміни, поновлення, використання, поширення, знеособлення, знищення персональних даних у базі персональних даних;
• відповідальну особу або структурний підрозділ;
• порядок захисту персональних даних, в тому числі від незаконної обробки та незаконного доступу до них.

 1.9. Відповідальна особа або структурний підрозділ відповідно  до покладених завдань:

• забезпечує ознайомлення працівників володільця та розпорядника бази персональних даних з вимогами законодавства про захист персональних даних, зокрема щодо їхнього обов'язку не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали їм відомі у зв'язку з виконанням професійних, службових чи трудових обов'язків;
• забезпечує організацію обробки персональних даних працівниками володільця та розпорядника бази персональних даних відповідно до їх професійних, службових чи трудових обов'язків в обсязі, необхідному для виконання таких обов'язків;
• організовує роботу з обробки запитів щодо доступу до персональних даних суб'єктів відносин, пов'язаних з обробкою персональних даних;
• забезпечує доступ суб'єктів персональних даних до власних персональних даних;
• інформує керівника володільця та розпорядника бази персональних даних про заходи, яких необхідно вжити для приведення складу персональних даних та процедур їх обробки у відповідність до закону;
• інформує керівника володільця та розпорядника бази персональних даних про порушення встановлених процедур з обробки персональних даних.

 1.10. Володілець бази персональних даних веде облік:

• фактів надання та позбавлення працівників права доступу до персональних даних та їх обробки;
• спроб та фактів несанкціонованих та/або незаконних дій з обробки персональних даних.

 1.11. Володілець бази персональних даних може розмежувати  режими доступу працівників до обробки персональних даних у базі  персональних даних відповідно до їх професійних, трудових чи  службових обов'язків.
 1.12. Знищення персональних даних здійснюється у спосіб, що  виключає подальшу можливість поновлення таких персональних даних.

 2.1. Володілець бази персональних даних обробляє персональні  дані в складі інформаційної (автоматизованої) системи, у якій  забезпечується захист персональних даних відповідно до вимог  закону.
 2.2. Обробка персональних даних в інформаційній  (автоматизованій) системі може здійснюватись у складі
 інформаційно-телекомунікаційної системи із застосуванням засобів  мережевого захисту від несанкціонованого доступу під час обробки  персональних даних.
 2.3. Працівники володільця бази персональних даних  допускаються до обробки персональних даних лише після їх
 авторизації.
 2.4. Доступ осіб, які не пройшли процедуру ідентифікації  та/або автентифікації, повинен блокуватись.
 2.5. В інформаційній (автоматизованій) системі, де  обробляються персональні дані, може здійснюватись реєстрація,
 зокрема:

• результатів ідентифікації та/або автентифікації працівників володільця бази персональних даних;
• дій з обробки персональних даних;
• факту встановлення ознаки "Підтвердження надання згоди на обробку персональних даних у базі персональних даних" за допомогою управляючих елементів веб-ресурсів володільця або розпорядника бази персональних даних, інтерфейсів користувача програмного забезпечення;
• результатів перевірки цілісності засобів захисту персональних даних.

Відповідальна особа та/або структурний підрозділ може  проводити аналіз реєстраційних даних.
Реєстраційні дані захищаються від модифікації та знищення.
Реєстраційні дані повинні зберігатися та надаватися за  вмотивованою вимогою для аналізу суб'єктам відносин, пов'язаним із  персональними даними.
 2.6. Володілець бази персональних даних забезпечує  антивірусний захист в інформаційній (автоматизованій) системі.
 2.7. Володілець бази персональних даних забезпечує  використання технічних засобів безперебійного живлення елементів  інформаційної (автоматизованої) системи.

III. Обробка персональних даних у формі картотек
3.1. Володілець бази персональних даних здійснює обробку  персональних даних у картотеках у порядку, визначеному Законом  та розділом I цього Типового порядку, з урахуванням  таких вимог:

• документи, що містять персональні дані, формуються у справи  залежно від мети обробки персональних даних;
• справи з документами, що містять персональні дані, повинні  мати внутрішні описи документів із зазначенням мети обробки і  категорії персональних даних;
• картотеки зберігаються у приміщеннях (шафах, сейфах),  захищених від несанкціонованого доступу.  3.2. Двері у приміщеннях (шафах, сейфах) повинні бути  обладнані замком або контролем доступу.

В.о. директора Департаменту взаємодії з органами влади С.В.Мартиненко