Все об электронной подаче отчетности

06:09:2010 г.

Государственная налоговая администрация Украины в письме от 30.07.2010 г. № 5187/Н/28-8015 рассмотрела наиболее интересные вопросы приема и обработки электронной налоговой отчетности.
В частности, указано, что отчетность представляется в налоговые органы одним из понравившихся вариантов:

  • на бумажных носителях — лично;
  • на бумажных носителях — почтовыми отправлениями;
  • на электронных носителях с приложением распечатанных оригиналов документов налоговой отчетности на бумажных носителях — лично;
  • средствами телекоммуникационной связи с наложением ЭЦП — в центр обработки электронных отчетов, в том числе через оператора.

Если предприниматель добровольно принимает решение о подаче электронной отчетности (при наличии электронно—цифровых подписей и заключенного договора с органами ГНС), то возможны такие варианты:

  • или непосредственно в налоговую бесплатно
  • или через операторов электронной отчетности.

Причем в случае представления налогового документа в электронном виде предприниматель имеет право не представлять налоговые документы на бумажных носителях.
Более подробно ответы на интересующие вопросы см. ниже в приложении к письму ГНАУ от 30.07.2010 г. № 5187/Н/28-8015.
Извлечение

Приложение к письму ГНА Украины 30.07.2010 № 5187/Н/28-8015 

Проблемные вопросы приема и обработки электронной налоговой отчетности

1. Должен ли быть бесплатным прием электронной отчетности, является ли обязательным пользование услугами спецоператора для представления такой отчетности? Действительно ли, если плательщик пожелал представить отчетность в электронном виде, то соответствующий орган обязан ее принять, не отсылая плательщика к каким—то там коммерческим спецоператорам?
ГНА Украины является органом исполнительной власти, предоставляющим услуги по приему и обработке электронной налоговой отчетности на бесплатной основе. Что касается платы за пользование программным обеспечением по ведению бухгалтерского учета, стоимости средств электронной цифровой подписи и регистрации в системах операторов электронной отчетности, то данный вопрос относится к компетенции их собственников и основывается на договорных началах с заказчиками данных услуг.
Таким образом, плательщик налогов добровольно принимает решение о передаче электронной отчетности (при наличии электронно-цифровых подписей и заключенного договора с органами ГНС) непосредственно в ГНА Украины бесплатно или через операторов электронной отчетности. Указанная информация доводится работниками органов ГНС до плательщиков налогов и освещена на официальном сайте ГНА Украины.
2. Соответствует ли законодательству понуждение представлять отчетность в Государственную налоговую администрацию Украины, а именно в электронном виде (создание определенных препятствий для отчета в привычном "бумажном" виде)?
Налоговая отчетность в электронномвиде в органы ГНС представляется по добровольномурешению плательщика налогов, причем существует несколько альтернативных способов представления налоговой отчетности: бумажные носители; бумажные носители с копией на магнитном носителе, почтовые отправления.В соответствии с п/п. 4.4.2 п. 4.4 ст. 4 Закона Украины от 21 декабря 2000 года № 2181-III "О порядке погашения налоговых обязательств плательщиков налогов перед бюджетами и государственными целевыми фондами", с изменениями и дополнениями (далее — Закон № 2181), налоговая отчетность можетбыть представлена по добровольному решению плательщика налогов налоговому органу в электронной форме при условии регистрации электронной подписи подотчетных лиц в порядке, определенном законодательством.
Между тем с 01.07.2010согласно Закону Украины от 20 мая 2010 года № 2275-VI "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины"плательщики налога на добавленную стоимость представляют в орган государственной налоговой службы на бесплатной основе вместе с декларацией по НДС за соответствующий период копии реестров, полученных и выданных налоговых накладных в электронном виде.
3. Предприятие заключило договор на представление в Государственную налоговую администрацию Украины отчетности в электронном виде и намеревается направлять декларации через Интернет. При этом возникает вопрос: необходимо ли такие же декларации представлять на бумажных бланках?
В соответствии с п/п. 4.4.2 п. 4.4 ст. 4 Закона № 2181налоговая отчетность может быть представлена по добровольномурешению плательщика налогов налоговому органу в электроннойформе при условии регистрации электронной подписи подотчетных лиц в порядке, определенном законодательством согласно п. 4 р. II Инструкции по подготовке и представлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи, утвержденной приказом ГНА Украины от 10.04.2008 № 233 (далее — Инструкция № 233), налоговые документы в электронном виде с обязательными реквизитами(в том числе с электронной цифровой подписью (дальше — ЭЦП) плательщика налогов (его должностных лиц)), представленные в соответствие с данной Инструкцией, согласно законодательству являются оригиналами,имеют юридическую силу, должны храниться и могут использоваться во время судебного или досудебного разрешения споров. Пунктом 5 р. II Инструкции № 233определено, что в случае представления налогового документа в электронном виде плательщик налогов имеет право не представлять налоговые документы на бумажных носителях. При этом налоговая отчетность в органы налоговой службы в соответствии с п. 4 Методических рекомендаций по централизованному приему и компьютерной обработке налоговой отчетности плательщиков налогов в ОГНС Украины, утвержденных приказом ГНА Украины от 31.12.2008 № 827, представляется (направляется):

  • на бумажных носителях — лично;
  • на бумажных носителях — почтовыми отправлениями;
  • на электронных носителях с приложением распечатанных оригиналов документов налоговой отчетности на бумажных носителях — лично;
  • средствами телекоммуникационной связи с наложением ЭЦП — в центр обработки электронных отчетов, в том числе через оператора.

То есть представление в органы государственной налоговой службы налоговой отчетности на электронных носителях (магнитных дисках, флеш—картах, компакт—дисках) лично плательщиком налога осуществляется с приложением распечатанных оригиналов документов налоговой отчетности на бумажных носителях. Представление плательщиком налогов налоговой отчетности в электронном виде с наложением ЭЦП средствами телекоммуникационной связи осуществляется без приложения распечатанных оригиналов на бумажных носителях.
4. Кто должен подписывать отчетность в электронном виде, которая представляется в органы Государственной налоговой администрации Украины?
<…>
Плательщиком налогов — физическим лицом — субъектом предпринимательской деятельности электронные цифровые подписи налагаются в следующем порядке: первой — ЭЦП плательщика налогов — физического лица, второй — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати плательщика налогов (при наличии) (р. III Инструкции № 233).
5. Отличаются ли сроки представления отчетности в электронном виде от сроков представления отчетности в бумажном? Действительно ли такая отчетность принимается с 9.00 до 18.00 ежедневно, кроме выходных, праздничных и нерабочих дней (прошу сообщить такие дни и часы)?
Налоговые документы в электронном виде могут быть направлены в органы ГНС средствами телекоммуникационной связи за отчетные периоды в сроки, определенные законодательством для соответствующих налоговых документов в бумажной форме. При отправлении электронных документов плательщик налогов самостоятельно определяет конечный срок их отправления (учитывая время на своевременную доставку документов в органы ГНС в случае возможного повреждения телекоммуникационной связи или непоступления первой квитанции). Налоговая отчетность в электронном виде, полученная органами ГНС позже предельного срока, считается представленной с нарушением срока. Органы ГНС Украины принимают налоговую отчетность с 9 ч. 00 мин. до 18 ч. 00 мин. ежедневно, кроме выходных, праздничных и нерабочих дней (р. III Инструкции № 233).
6. Чем подтверждается прием отчетности, представленной в электронном виде?
В соответствии с Инструкцией № 233 во время представления отчета в электронной форме плательщик налогов должен получить от органов ГНС две квитанции: первую — о получении налогового документа в электронном виде, удостоверяющую время представления отчетности, вторую — о приеме налогового документа в электронном виде, удостоверяющую факт приема электронного отчета или его неприема, с указанием причин. Приказом ГНА Украины от 06.04.2009 № 168 "О введении централизованной системы электронной налоговой отчетности плательщиков налогов в органах ГНС Украины" введена централизованная система электронной налоговой отчетности плательщиков налогов в органах ГНС Украины, в рамках которой прием и обработка данных электронных налоговых отчетов, в том числе формирование и передача первой и второй квитанций, осуществляются центром обработки электронных отчетов (ЦОЭО). Законом Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV "Об электронных документах и электронном документообороте", с изменениями и дополнениями, которым регулируются отношения, возникающие в процессе создания, отправления, передачи, получения, хранения, обработки, использования и уничтожения электронных документов, определено, что обращение электронных документов может осуществляться через посредника — лицо, которое в установленном законодательством порядке предоставляет услуги по приему, передаче (доставке), хранению, проверке целостности электронных документов. Возможность использования услуг посредника (далее — оператор) в системе представления налоговых документов в электронном виде предусмотрена Методическими рекомендациями по централизованному приему и компьютерной обработке налоговой отчетности плательщиков налогов в органах ГНС Украины, утвержденными приказом ГНА Украины от 31.12.2008 № 827, в соответствии с которыми при представлении электронного отчета через оператора первую квитанцию (удостоверяющую факт и время представления отчета) плательщик налогов получает от него.
7. Какая дата считается датой представления налоговой отчетности, представленной в электронном виде?
Плательщику налогов направляется две квитанции: первая квитанция является подтверждением плательщику налогов передачи его налоговых документов в электронном виде в орган ГНС средствами телекоммуникационной связи. Данная квитанция направляется органами ГНС на электронный адрес плательщика налогов, с которого была направлена налоговая отчетность. Второй экземпляр первой квитанции в электронном виде хранится в органе ГНС. Если в адрес плательщика налогов не поступила первая квитанция, то налоговый документ считается неполученным; вторая квитанция является подтверждением плательщику налогов приема его налоговых документов в базу данных ГНС в электронном виде в текстовом формате, в которой определяются реквизиты принятого налогового документа в электронной форме, соответствие налогового документа в электронной форме формату (стандарту) электронного документа, результаты проверки электронной цифровой подписи (ЭЦП), информация о плательщике налогов, дата и время приема, регистрационный номер, налоговый период, за который представляется отчет, и данные об отправителе квитанции. На данную квитанцию налагается ЭЦП органа ГНС, осуществляется ее шифровка и направление плательщику налогов средствами телекоммуникационной связи. Второй экземпляр второй квитанции в электронном виде хранится в органе ГНС. Если направленные налоговые документы сформированы ошибочно, то плательщику налогов направляется вторая квитанция в электронном виде в текстовом формате о неприеме налоговых документов в электронном виде с указанием причин. На данную квитанцию налагается ЭЦП органа ГНС, осуществляется ее шифровка и направление плательщику налогов средствами телекоммуникационной связи. Второй экземпляр второй квитанции в электронном виде хранится в органе ГНС (р. III Инструкции № 233).
8. Каков срок хранения архива файлов, направленных в качестве отчетности, файлов отчетности с наложенными на них ЭЦП плательщика и полученных электронных квитанций с ЭЦП?
В соответствии с п/п. 1.4 п. 1 р. 3 приложения 1 к Инструкции № 233 плательщик налогов обязан вести архив направленных в орган ГНС файлов налоговых документов с наложенными на них ЭЦП плательщика налогов и полученных электронных квитанций с ЭЦП органа ГНС. Хранить электронный архив [плательщик налогов обязан] в течение срока, предусмотренного законодательством для хранения налоговой отчетности на бумажных носителях.
Вопросы установления сроков хранения документов налоговой и бухгалтерской отчетности определяются в соответствии с частью 3 [(]статьями 3.3 и 4[)] Перечня типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20 июля 1998 года № 41, зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 17.09.98 за № 576/3016.
<…>