Основними причинами, що можуть призвести до виведення з ладу РРО, є несправність, відсутність зв’язку та електропостачання господарської одиниці, де його розміщено.

У такому разі існує два варіанти проведення розрахункових операцій:

• з використанням резервного РРО за умови, що він був належним чином зареєстрований в органах ДФС (якщо електроенергія є, але робочий РРО вийшов з ладу);
• з використанням розрахункової книжки, зареєстрованої в органах ДФС (у разі, коли електроенергії немає або відсутній резервний РРО).

Також треба мати на увазі, що суб’єкт господарювання може працювати без основного РРО,  у разі виходу з ладу РРО – у період ремонту та у разі відключення електроенергії але не більше 7 робочих днів.

Варто зазначити, що у разі незабезпечення гарантійного ремонту РРО центри сервісного обслуговування зобов'язані не пізніше сьомого робочого дня з дня прийняття в ремонт реєстратора розрахункових операцій ввести в експлуатацію належним чином зареєстрований на суб'єкта господарювання резервний реєстратор розрахункових операцій.

Основний алгоритм дій при застосуванні резервного РРО такий:

• 1. Внесіть готівку, що була в місці проведення розрахунків до моменту виходу з ладу РРО, у грошову скриньку резервного РРО. Зробити це треба за допомогою операції «Службове внесення».
• 2. Проводьте розрахунки через резервний РРО в загальному порядку його експлуатації. Усі ці операції необхідно фіксувати в КОРО, зареєстрованій на цей РРО.
• 3. Після відновлення роботи основного РРО виведіть готівку, що була в місці проведення розрахунків, зі скриньки резервного РРО операцією «Службова видача» та внесіть її в скриньку основного РРО операцією «Службове внесення».
• 4. Заповніть графи 6 і 7 розд. 4 КОРО на основний РРО і проконтролюйте представника ЦСО – він має заповнити графи 4 і 5 розд.4 КОРО.

Що треба робити при використанні розрахункової книжки

Нагадаємо, що використовується тільки зареєстрована в органах ДФС РК. Якщо вона застосовується вперше, на реєстраційній сторінці книжки потрібно зазначити дату початку її використання. Далі необхідно діяти так:

• 1. Внести готівку, що знаходилася в місці проведення готівкових розрахунків, за допомогою розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».
• 2. Проводити розрахунки з покупцями з оформленням РК.
• 3. Оформити розрахунковою квитанцією з позначкою «Службова видача» гроші, що передаються з місця проведення розрахунків до каси підприємства чи інкасуються в каси банків протягом дня.

Якщо на період виходу з ладу РРО або в разі відключення електроенергії розрахункові операції проводяться з використанням книги ОРО та розрахункової книжки, то після встановлення відремонтованого (резервного) РРО або відновлення постачання електроенергії необхідно провести через РРО суми розрахунків за час роботи з використанням розрахункової книжки, а також відповідно до контрольної стрічки (у випадку обнулення оперативної пам’яті) - за час роботи, що передував виходу РРО з ладу або відключенню електроенергії, окремо за кожною ставкою податку на додану вартість, після чого слід виконати Z-звіт. За потреби виконується операція «службове внесення» на суму готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків.

Сектор комунікацій ГУ ДФС у Житомирській області