Методика заполнения отчета

Как известно, отпускные являются зарплатой (пп. 2.2.12 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 13 января 2004 года № 5). По общему правилу отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (в исключительных случаях и только по заявлению работника — за меньший срок). При выплате отпускных (принадлежащих как к текущему, так и к следующему месяцу) следует уплатить ЕСВ.

Итак, если отпускные начисляются и выплачиваются в пределах одного месяца —  вопросов в заполнении Отчета о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, пособия, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование в органы доходов и сборов (фор­ма № Д4 (месячная)) (далее — Отчет по ф. № Д4) возникнуть не должно. А вот как быть, если отпуск задевает два месяца (начинается в одном, а заканчивается в другом). Тогда предприниматели начисляют всю сумму в том месяце, в котором отпускные выплачивают работнику (с отображением в таком отчете отпускных по каждому месяцу отдельно).

Для сравнения с минимальной  и максимальной базой ЕСВ отпускные в Отчете по ф. № Д4 нужно распределять по месяцам, за которые они начислены.

Теперь перейдем к разъяснению заполнения наиболее важных таблиц в Отчете по ф. № Д4.

Таблица 1
Поскольку отпускные являются зарплатой, то в Таблице 1 Отчета по ф. № Д4 эти суммы отражаются в общей сумме начисленной работникам заработной платы (то есть в строке 1.1, 2.1).

Таблица 5
В Таблице 5 данные о лицах, уходящих в обычный ежегодный отпуск, не приводятся.

Таблица 6
Порядок заполнения отпускных в Таблице 6 имеет свои нюансы.
Во-­первых, отпускные указывают отдельно от зарплаты.
Во­-вторых, если работнику за отчетный период начисляется и зарплата, и отпускные, то вначале заполняется строка с зарплатой (в ней указываются все календарные дни за отчетный месяц, а точнее графу 15 («Количество календарных дней пребывания в трудовых/гражданско-­правовых отношениях на протяжении отчетного месяца») запол­няем по строке с зарплатой). После «зар­платной» строки заполняют отдельную строку с отпускными, в которой в графе 10 «Код типа начислений» записывают «10», а графа 15 не заполняется. Графа 15 по строке с отпускными заполняется только в том случае, если в этом месяце работнику не начислялась зарплата.

Отпускные отражают в отдельных строках за каждый месяц, на дни которого приходится отпуск. Соответственно, в Таблице 6 по отпускным будет заполнено столько строк, на сколько месяцев у работника приходится отпуск.
Другие графы «отпускной» строки оформляют в том же порядке, что и «зарплатную» строку.

Пример

У частного предпринимателя имеется только один работник — Иваненко Иван Иванович (регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов 2222222222). Для работника это основное место работы.
Работник с 26 июля по 18 августа 2016 года находится в ежегодном отпуске (отпускные выплачены за 3 дня до начала отпуска).
Сумма заработной платы за фактически отработанные дни июля 2016 года — 1 142,00 грн., а сумма ЕСВ «сверху» = 1 142,00 грн. х 22% = 251,24 грн. Сумма отпускных за весь отпуск — 1 460,00 грн., а сумма ЕСВ «сверху» = 1 460,00 грн. х 22%= 321,20 грн., в том числе отпускные: 

• с 26 по 31 июля 2016 года составляют 365,00 грн., а сумма ЕСВ «сверху» = 365,00 грн. х 22% = 80,30 грн.;
• с 1 по 18 августа 2016 года составляют 1 095,00 грн., а сумма ЕСВ «сверху» = 1 095,00 грн. х 22% = 240,90 грн.
  

Общая сумма начисленного дохода работнику за июль 2016 года (зарплата + отпускные) составляет 2 602,00 грн. (1 142,00 + 1 460,00).

На основании вышеприведенных данных заполним Таблицы 6 и 1 Отчета по ф. № Д4 за июль 2016 года.