Згідно зі ст. 1 Закону України «Про оплату праці» від 24 березня 1995 року № 108/95-ВР заробітна плата — це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку за трудовим договором роботодавець виплачує працівникові за виконану ним роботу. 

По-перше, щоб правильно визначити розмір заробітної плати, потрібно вести облік виконаної роботи. Зокрема, якщо сума заробітної плати залежить від кількості відпрацьованого часу, без такого обліку не можна правильно нарахувати заробітну плату.

По-друге, слід вести облік робочого часу, що фактично витрачається працівниками на виконання роботи. Наймані працівники можуть бути відсутніми на робочому місці через хворобу, бути у відпустці (оплачуваній або неоплачуваній), бути відсутніми через прогули і т. д. З іншого боку, вони можуть працювати надурочно, у нічний час, у вихідні та святкові дні тощо. Все це потрібно фіксувати у первинному документі, на підставі якого ведеться облік робочого часу та контроль за додержанням його місячної норми, а також оплата фактично відпрацьованого часу та доплати за надурочну роботу, роботу в нічний час та у святкові й вихідні дні.

По-третє, якщо працівник працює на умовах неповного робочого часу, то це теж може бути підтверджено тільки табелем обліку використання робочого часу. Це дуже важливо для вирішення питання, чи потрібно донараховувати такому працівнику заробітну плату до рівня мінімальної зарплати або чи потрібно провадити нарахування ЄСВ із зарплати такого працівника на рівні мінімального внеску з величини мінімальної заробітної плати чи ні.
На сьогодні чинною є типова форма табеля № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затверджена наказом Держкомстату від 5 грудня 2008 року № 489. Ця форма має рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, необхідних для ведення обліку робочого часу та нарахування заробітної плати. За потреби форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку роботодавця. Отже, роботодавець-ФОП може максимально спростити типову форму табеля, залишивши в ній тільки необхідні йому показники, але такий документ обов’язково має складатися усіма роботодавцями незалежно від їх організаційної форми.
Оскільки табель обліку використання робочого часу виконує декілька важливих функцій (є підставою для нарахування заробітної плати, надбавок, доплат і т. п., підтверджує додержання чи перевищення норми робочого часу, підтверджує роботу працівників на умовах неповного робочого часу), то він буде об’єктом уваги для:

• податківців у частині правильності нарахування ЄСВ на зарплату тих, хто працює непов­ний робочий час або отримує зарплату в розмірі менше мінімальної;
• інспекторів із праці — в частині додержання трудового законодавства щодо робочого часу працівників і правильності його оплати.

Олена Коломійчук, головний державний інспектор Управління Держпраці у Кіровоградській області