ДПСУ надало індивідуальну податкову коннсультацію "Щодо питання настання прав знищення документів, строк зберігання яких сплинув за умови, що перевірка контролюючим органом за цей за цей період не проводилась (лист ДПС від 31.12.2021 р. № 4890/ІПК/99-00-21-02-02-06).

Первинні документи - це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Строки зберігання документів, що стосуються діяльності суб'єктів господарювання, визначені наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 N 578 "Про затвердження переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів" (далі - Перелік N 578).

Цим Переліком встановлено, що строки зберігання завжди обчислюються з 1 січня року, що настає за роком закінчення справи.

Терміни зберігання типових документів, затверджених Переліком N 578, є мінімальними. Разом з тим для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що передбачено п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Для первинних документів та інших документів, пов'язаних із обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, діють строки зберігання, передбачені п. 44.3, п. 44.4 ст. 44 Кодексу.

Так, платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ст. 44 Кодексу, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності та документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 цієї статті, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 392 цього Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Передбачені цим пунктом терміни зберігання документів продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ст. 102 Кодексу.

Якщо документи, визначені у п. 44.1 цієї статті, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених пунктом 44.3 цієї статті.

Що стосується документів за межами 1095-денного терміну їх зберігання, то відповідно до п. 102.1 ст. 102 Кодексу контролюючий орган, крім випадків, визначених п. 102.2 цієї статті, має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов'язань платника податків у випадках, визначених Кодексом, не пізніше закінчення 1095 дня, що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, та/або граничного строку сплати грошових зобов'язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, - за днем її фактичного подання. Якщо протягом зазначеного строку контролюючий орган не визначає суму грошових зобов'язань, платник податків вважається вільним від такого грошового зобов'язання (в тому числі від нарахованої пені), а спір стосовно такої декларації та/або податкового повідомлення не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку.

У разі подання платником податку уточнюючого розрахунку до податкової декларації або уточнюючої декларації контролюючий орган має право визначити суму податкових зобов'язань в межах поданих уточнень, за такою податковою декларацією протягом 1095 днів з дня подання уточнюючого розрахунку (декларації).

При цьому у випадках, визначених п. 102.2 ст. 102 Кодексу, грошове зобов'язання може бути нараховане або провадження у справі про стягнення такого податку може бути розпочате без дотримання строку давності, визначеного в абзаці першому п. 102.1 ст. 102 Кодексу.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Порядок, підстави та особливості проведення контролюючими органами перевірок платників податків встановлені главою 8 Кодексу.

Згідно із ст. 336 пп. 4.2 п. 4 розділу I Переліку N 578, строк зберігання первинних документів становить 3 роки за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства.

Аналогічну позицію висвітлено у листі Державної архівної служби України від 03.07.2013 N 01.2/2629, яким наголошено на недопущенні знищення неперевірених фінансових та бухгалтерських документів.

Таким чином, платники податків повинні зберігати документи у терміни, визначені Переліком N 578, але ці терміни не повинні бути меншими, ніж передбачено ст. 44 Кодексу, тобто 1095 днів зазвичай та 2555 днів стосовно документів з питань трансфертного ціноутворення.

Водночас зазначаємо, що відповідно п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.

ДПСУ