Як здійснюється реєстрація вхідної кореспонденції в контролюючих органах?

Відповідно до п. 149 Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 (далі – Інструкція № 1242), усі документи, що надходять до установи, приймаються централізовано в службі діловодства.
     
Відмітка про надходження документа до установи проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа (п. 82 Інструкції № 1242).
     
Електронні носії інформації обов’язково передаються до установи із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист (п. 154 Інструкції № 1242).
     
Документи, адресовані керівникам установи, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду в службі діловодства (п. 155 Інструкції № 1242).
     
Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно (п. 158 Інструкції
№ 1242).
     
Пунктом 161 Інструкції № 1242 визначено, що реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.
     
Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.
     
Документи реєструються лише один раз, зокрема вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час (п. 163 Інструкції № 1242).
     
Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів (п. 164 Інструкції № 1242).
     
Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються окремо від інших документів (п. 165 Інструкції № 1242).
     
Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата (п. 166 Інструкції № 1242).
     
Особливості реєстрації вхідної кореспонденції ДФС встановлені Інструкцією з діловодства у Державній фіскальній службі України, затвердженою наказом ДФС від 27.11.2014 № 333.

Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс