Відповідно до п. 44.1 ст. 44 ПКУ платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством. Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у п. 44.1 ст. 44 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності (абз.1 пп. 44.3 ст. 44 ПКУ).
У разі ліквідації платника податків документи, визначені у п. 44.1 ст. 44 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву (абз.2 пп. 44.3 ст. 44 ПКУ). Згідно зі ст. 32 Закону України від 24 грудня 1993 року №3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи» зі змінами та доповненнями, об’єднання громадян та релігійні організації, а також підприємства, установи й організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ.
Зазначені юрособи зобов’язані забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності, до проведення експертизи їх цінності у порядку, встановленому цим Законом, та протягом року з дня реєстрації цих юросіб в установленому законодавством порядку погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради.
Мінімальні строки зберігання архівних документів юрособами, визначаються центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства, якщо інше не передбачено законом. У разі ліквідації зазначених юросіб ліквідаційні комісії зобов’язані забезпечити збереженість їхніх архівних документів та за погодженням із центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства або уповноваженою ним архівною установою визначити місце подальшого зберігання архівних документів цих юросіб (усі первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерську звітність та інші документи, пов’язані з обчисленням та сплатою податків і зборів (обов’язкових платежів) за період 1095 днів, що передують даті останньої господарської операції, — протягом трьох років з дня здачі до архіву, документи про нарахування та виплату заробітної плати найманим працівникам — протягом сімдесяти років).
Для проведення державної реєстрації припинення юрособи внаслідок її ліквідації голова ліквідаційної комісії або уповноважена ним особа після закінчення процедури ліквідації, передбаченої законом, але не раніше двох місяців з дати публікації повідомлення у спеціалізованому друкованому засобі масової інформації, повинен подати (надіслати рекомендованим листом з описом вкладеного) держреєстратору, зокрема, довідку архівної установи про прийняття документів, які відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню (ч. 1 ст. 36 Закону України від 15 травня 2003 року №755-ІV «Про державну реєстрацію юридичних та фізичних осіб — підприємців» зі змінами та доповненнями). Якщо документи, визначені у п. 44.1 ст. 44 ПКУ, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених пунктом 44.3 ст. 44 ПКУ.