Відповідно до підпункту 165.1.11 Податкового кодексу України до загального місячного (оподатковуваного) доходу платника податку не включаються кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно з пунктом 170.9 Податкового кодексу України.

Згідно з підпунктом 140.1.7 пункту 140.1 статті 140 Податкового кодексу України до складу витрат <…> включаються витрати на відрядження фізосіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, у межах фактичних витрат особи, яка відряджена, а саме:

• проїзд (у т.ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т.ч. на орендованому транспорті);
• оплата вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрати на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни);
• найм інших жилих приміщень;
• оплата телефонних розмов;
• оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування;
• інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, у т.ч. будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені в абзаці 1 підпункту 140.1.7 пункту 140.1 статті 140 Податкового кодексу України витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді:

• транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т.ч. електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, у т.ч. чартерних рейсів;
• рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, у т.ч. бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Зазначимо, що Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 року  № 59.

До складу витрат на відрядження належать також витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної зарплати, а для відрядження за кордон – не вище 0,75 розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.

Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, а головною умовою відшкодування витрат на відрядження є наявність оригіналів документів, що підтверджують вартість таких витрат (квитки, квитанції, чеки, розрахунки тощо).

Отже, якщо найманий працівник надає оригінали документів, які підтверджують вартість понесених витрат під час відрядження, то суму відшкодування таких витрат не вважатимуть додатковим благом працівника та не включатимуть до його загального місячного (оподатковуваного) доходу.

ДПІ у Дніпровському районі ГУ ДФС у м. Києві