З 10 червня 2021 року запрацював Закон України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі" від 5 лютого 2021 року № 1217-IX (далі — Закон № 1217). Він запровадив облік трудової діяльності працівника в електронній формі.

Механізм подання відомостей про трудову діяльність працівника в електронній формі визначено Постановою Правління ПФУ від 12 березня 2021 року № 11-1 (далі — Постанова № 11-1). Ця постанова набрала чинності із 23 липня 2021 року.

Пенсійний фонд України вніс зміни у Постанову № 11-1 та встановив порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок прийнявши Постанову від 1 червня 2022 року №8-3 (далі — Постанова № 8-3).

Розглянемо основні норми Постанови № 8-3.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу ПФУ працівником особисто або через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов'язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження. Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в додатку до цього Порядку, а за періоди до набрання чинності Законом N 1217 - одним із таких способів:

у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;

в оцифрованому вигляді - шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Скануються всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово.

Повторно подаються відомості про трудову діяльність у випадку виправлення записів у разі виявлення неправильного чи неточного запису про періоди роботи за періоди страхового стажу після 01 липня 2000 року або створення неправильного чи неточного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України. При повторному поданні відомостей про трудову діяльність подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами.

У разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування відомостей про прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, призупинення/відновлення дії трудового договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання тощо подаються страхувальником через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов'язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження, шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника.