Хранение и уничтожение документации предпринимателем |
25:03:2009 г. | |
Без первичной документации не обойтись не одному предпринимателю. В качестве примера можно привести приходную (накладные, акты и т. д.), отчетную (декларации, расчеты и т. д.), кадрово-зарплатную документацию (приказы, ведомости и т. д.). Для каждой из них предусмотрен свой срок хранения, после которого документы подлежат либо уничтожению, либо сдаче в архив.
Руководствуясь приказом Главного архивного управления
при КМУ от 20.07.98 г. Следует обратить внимание, что расчет сроков хранения документов, как правило, осуществляется с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства. Приведем пример. Срок хранения документов за 2005 год начинает свой отсчет с 01.01.2006 г. Срок 3-го года хранения документа заканчивается 01.01.2009 г. Теперь приведем исключения из общих правил:
· для
документов налоговой отчетности необходимо отсчитывать срок от даты
представления налоговой декларации (расчета) согласно пп. 15.1.1 Закона Украины
«О порядке · для разных видов договоров (соглашений) - с даты окончания срока действия договора. Существуют также дополнительные ограничения, которые необходимо выполнить: · уничтожение первичных документов и документов налоговой отчетности разрешается лишь при условии завершения плановой проверки налоговыми органами (то есть все документы налоговой отчетности предпринимателя независимо от срока их хранения уничтожать до плановой налоговой проверки нельзя); · в случае возникновения споров, следственных и судебных дел документы хранятся (свыше установленного срока) до принятия окончательного решения соответствующих инстанций. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения и не подлежащих обязательной передаче в архив должно происходить по согласованию с государственными архивными учреждениями. Документы, не имеющие определенной исторической ценности и постоянного срока хранения, предприниматель имеет право уничтожить, но с соблюдением установленной законодательством процедуры, а именно: составить акт на уничтожение документов и согласовать его с соответствующим архивным учреждением (согласно письму Госкомархива от 28.07.2004 г. № 01-1113 предпринимателю не нужно создавать экспертные комиссии для определения ценности документов). Газета "Консультант частного предпринимателя" №06, 2009 год |
|
|
|