Запитання: просимо надати вичерпний перелік документів, які повинен вести підприємець, якщо він має найманого працівника.

На даний час, в обов’язковому порядку  є трудовий договір підписаний двома сторонами. Практично договір містить все, що стосується дотримання державних соціальних гарантій.

В трудовому договорі відображено:

• 1. Вид договору(строковий,  безстроковий).
• 2. Посада, на яку прийнятий найманий працівник з зазначенням завдання та кваліфікаційні вимоги.
• 3. Час виконання робіт, час перерви. Вказуються вихідні дні. Якщо працівник працює згідно графіка, то графік є невід’ємним додатком до договору.
• 4. Тарифна ставка працівника і обов’язок роботодавця робити доплату до мінімальної заробітної плати, умови преміювання, або доплата за суміщення, за складність виконуваної роботи та інше.
• 5. Тривалість  основної щорічної відпустки та за наявності –  додаткової відпустки.
• 6. Вирішення трудових спорів.
• 7. Умови для розірвання договору.

Крім договору, підприємець веде табель обліку робочого часу, відомість нарахування заробітної плати, на початку року робить графік відпусток і виконує його впродовж року, нараховує відпускні і видає їх за три дні до початку відпустки. 

Перелік документів, ведення яких передбачено законодавством про працю: кадрові документи (накази про прийняття на роботу, звільнення, переведення).

Відповідь:

Перелік документів для проведення державного контролю (інспектування) за додержанням законодавства про працю:

• Свідоцтво про державну реєстрацію, код ЄДРПОУ (завірена копія).
• Статут для юридичних осіб (завірена копія).
• Фактичне місце(-я) здійснення господарської діяльності, його (їх) режим роботи.
• Наказ на призначення керівника, повідомлення ДФС (за наявності) (завірені копії), паспортні дані та ідентифікаційний код.
• Особові картки працівників за формою П-2 (завірені копії).
• Штатні розписи, що діяли з 01.01.2017 (завірені копії).
• Колективний договір (завірені копії).
• Правила внутрішнього трудового розпорядку (завірені копії).
• Книга руху трудових книжок за період з 01.01.2017  (завірені копії).
• Вступні інструктажі працівників з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони, журнали за період з 01.01.2017 (завірені копії).
• Трудові договори, накази з прийняття (переведення), повідомлення ДФС про початок роботи за період з 01.01.2016  (завірені копії).
• Інші накази з руху особового складу на звільнення, відпустки працівників (в т.ч. без збереження заробітної плати) за період з 01.01.2016  (завірені копії).
• Табелі обліку використання робочого часу з 01.01.2016  (завірені копії).
• Посадові та/або робочі інструкції працівників (завірені копії).
• Графіки роботи працівників за період з 01.01.2017 (завірені копії).
• Графіки відпусток працівників на 2017 рік (завірені копії).
• Бухгалтерські та інші документи, які відображають нарахування заробітної плати за 2016-2017 роки (завірені копії).
• Бухгалтерські та інші документи, які відображають виплату заробітної плати за 2016-2017 роки (завірені копії).
• Журнал реєстрації перевірок.
• Договори цивільно правового характеру, навчання стажування, практики ін. за 2016-2017 роки.

Любов Ткаченко, заступник начальника відділу Управління Держпраці у Черкаській області