Чинне законодавство не зобов’язує працівника подавати заяву, якщо він йде у відпустку в обумовлений у графіку відпусток термін. У такому разі підставою для видання наказу про відпустки буде затверджений графік відпусток.

Якщо працівник відмовляється викори­стати щорічну відпустку у визначений у гра­фіку відпусток час і таке рішення працівника не збігається з інтересами роботодавця, то роботодавець, беручи до уваги те, що остаточне рішення про надання чи ненадання відпустки належить лише до його компетенції, має право в межах, установлених графіком відпусток, без заяви працівника видати наказ про надання йому відпустки.

Проте якщо працівник (за погодженням із роботодавцем) бажає піти у щорічну відпустку в інший, ніж обумовлено графіком відпусток, час або взяти лише частину щорічної основної відпустки, він має подати відповідну заяву на ім’я керівника підприємства.

У заяві зазвичай зазначається дата початку щорічної відпустки (про яку просить працівник) і тривалість відпустки. Якщо працівник має право ще й на додаткову щорічну відпустку, то в заяві він повинен зазначити також підставу для надання такої відпустки.

На заяві керівник підприємства ставить свій підпис, погоджуючись надати щорічну відпустку у вказані в ній терміни, або через певні обставини пропонує перенести її на інший період. Далі на підставі цієї заяви оформлюється наказ (розпорядження) про надання відпустки.