Статтею 43 Конституцiї визначено, що кожен має право на працю, що включає можливiсть заробляти собi на життя працею, яку вiн вiльно обирає або на яку вiльно погоджується.

За частиною 1 ст. 21 КЗпП трудовий договiр є угодою мiж працiвником i власником пiдприємства, установи, органiзацiї або уповноваженим ним органом чи фiзичною особою, за якою працiвник зобов’язується виконувати роботу, визначену цiєю угодою, з пiдляганням внутрiшньому трудовому розпорядку, а власник пiдприємства, установи, органiзацiї або уповноважений ним орган чи фiзична особа зобов’язується виплачувати працiвниковi заробiтну плату i забезпечувати умови працi, потрiбнi для виконання роботи, передбаченi законодавством про працю, колективним договором й угодою сторiн.

Тобто з моменту укладення з працiвником трудового договору розпочинаються трудовi правовiдносини.

Однiєю з основних умов трудового договору є трудова функцiя працiвника, яка визначається вiдповiдно до його конкретної роботи, квалiфiкацiї, професiї.

Передумовою прийняття на роботу працiвника є наявнiсть вакантної штатної одиницi в штатному розписi за вiдповiдною посадою (професiєю) iз зазначенням категорiї (розряду).

Отже, власник або уповноважений ним орган пiд час прийняття на роботу працiвника пропонує йому виконання робiт за посадою (професiєю) вiдповiдної категорiї (розряду), передбаченою у штатному розписi пiдприємства.

Нинi є велика кiлькiсть рiзних посад i професiй. На основi квалiфiкацiйних характеристик посад працiвникiв та особливостей штатного розпису для їхнього розмежування через чiтке визначення конкретних функцiональних обов’язкiв, якi мають виконувати певнi працiвники, власник або уповноважений ним орган розробляє та затверджує такий локальний правовий документ, як посадовi iнструкцiї, наявнiсть яких є обов'язковим елементом на кожному пiдприємствi, в установi, органiзацiї.

Посадовi iнструкцiї регулюють органiзацiйно-правовий статус працiвникiв i визначають їхнi конкретнi завдання та обов’язки, права, повноваження, вiдповiдальнiсть, знання та квалiфiкацiю, потрiбнi для забезпечення ефективної роботи працiвникiв.

Посадова iнструкцiя - це первинний кадровий документ, який має юридичну силу та сприяє правовому захисту на пiдприємствi, в установi, органiзацiї.

У разi введення до штатного розпису нових посад потрiбно додатково розробити також вiдповiднi посадовi (службовi) iнструкцiї.

Посадова iнструкцiя дозволяє попередити довiльне трактування працiвниками їхнiх функцiй та повноважень, допомагає керiвникам уникнути потреби постiйно роз’яснювати працiвникам їхнi обов’язки, а також заощадити час кожного нового працiвника пiд час ознайомлення його з посадовими (професiйними) обов’язками.

Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний мати в наявностi вiдповiдно до норм законодавства розробленi посадовi iнструкцiї працiвникiв.

Посадовi iнструкцiї складаються для всiх посад (професiй), зазначених у штатному розписi.

Вимоги посадових iнструкцiй ураховуються пiдчас добору кандидатiв на вiльнi посади, переведення на iншу роботу, атестацiї працiвникiв та притягнення їх до дисциплiнарної вiдповiдальностi в разi невиконання чи неналежного виконання обов'язкiв, порушення правил внутрiшнього трудового розпорядку тощо.

Як правило, розробляти посадовi iнструкцiї може керiвник структурного пiдроздiлу, де працює особа, безпосереднiй керiвник або представник кадрової служби.

Порядок розроблення посадових iнструкцiй може бути визначений у спецiальному локальному нормативному актi.

Усi посадовi iнструкцiї, якi розробляються на пiдприємствi, мають бути взаємопов’язаними, щоб не допускати дублювання функцiй працiвникiв.

Посадовi iнструкцiї мають вiдображати повний перелiк завдань та обов’язкiв працiвника, його повноважень, вiдповiдальностi.

Крiм того, слiд зазначити, що найменування роботи (професiї або посади), яке зазначено в посадовiй iнструкцiї працiвника, має вiдповiдати штатному розписовi, наказу (розпорядженню) про прийняття на роботу та розроблятися на основi Нацiонального класифiкатора професiй, затвердженого наказом Дєржспоживстандарту України вiд 28.07.2010 р. №327 (далi - Класифiкатор професiй), з урахуванням Довiдника квалiфiкацiйних характеристик професiй працiвникiв, затвердженого наказом Мiнпрацi України вiд 29.12.2004 р. №336 (далi - Довiдник).

Посадовi iнструкцiї затверджуються наказом (розпорядженням) керiвника або уповноваженого ним органу.
Пiсля того, як посадова iнструкцiя буде затверджена керiвником або уповноваженим ним органом, вона обов'язково має бути доведена до вiдома працiвника пiд пiдпис.

Посадовi iнструкцiї складаються у двох примiрниках, один з яких зберiгається у вiддiлi кадрiв, а другий - у керiвникiв вiдповiдних структурних пiдроздiлiв. Працiвниковi видається пiд пiдпис копiя посадової iнструкцiї.

Посадова iнструкцiя є кадровим документом, в якому визначено конкретнi завдання та обов’язки працiвника, його права та вiдповiдальнiсть. Ознайомлення працiвника з посадовою iнструкцiєю пiд пiдпис надає можливiсть уникнути спору про змiст трудових функцiй працiвника, а також у зв’язку з порушенням працiвником трудових обов’язкiв.

Отже, за наявностi посадової (робочої) iнструкцiї працiвник буде чiтко знати права та обов'язки, покладенi на нього пiд час виконання ним роботи, що унеможливить конфлiкт мiж ним та власником або уповноваженим ним органом з приводу їхнього виконання.

Пiд час прийняття на роботу власник або уповноважений ним ооган роз’яснює працiвниковi його права та обов’язки, вiдображенi в посадовiй iнструкцiї.

Крiм того, вiдповiдно до ст. 29 КЗпП до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний:

• роз’яснити працiвниковi його права й обов’язки та поiнформувати пiд пiдпис про умови працi, наявнiсть на робочому мiсцi, де вiн працюватиме, небезпечних i шкiдливих виробничих факторiв, якi ще не усунуто, та можливi наслiдки їхнього впливу на здоров’я, його права на пiльги й компенсацiї за роботу в таких умовах вiдповiдно до чинного законодавства i колективного договору;
• ознайомити працiвника з правилами внутрiшнього трудового розпорядку та колективним договором;
• визначити працiвниковi робоче мiсце, забезпечити його потрiбними для роботи засобами;
• проiнструктувати працiвника з технiки безпеки, виробничої санiтарiї, гiгiєни працi i протипожежної охорони. 

Основнi вимоги до складання посадової iнструкцiї

Затверджувати посадовi iнструкцiї повинен керiвник пiдприємства, установи, органiзацiї, власник або уповноважений ним орган. Проте зазвичай обов’язки щодо складання посадових iнструкцiй покладаються керiвником пiдприємства, установи, органiзацiї на працiвникiв вiддiлу кадрiв, якi не можуть знати всiх нюансiв роботи на кожнiй посадi (професiї), зазначенiй у штатному розписi. Доцiльнiше буде, якщо посадовi iнструкцiї складатимуть керiвники структурних пiдроздiлiв пiдприємства, установи, органiзацiї для посад (професiй) працiвникiв вiдповiдно до штатного розпису.

Слiд зазначити, що посадова (робоча) iнструкцiя складається на посаду (професiю), передбачену в штатному розписi, а не на конкретну особу, яка буде обiймати цю посаду. Тому достатньо буде однiєї посадової iнструкцiї конкретної професiї для двох i бiльше працiвникiв.

Посадовi (робочi) iнструкцiї складаються на основi квалiфiкацiйних характеристик посад працiвникiв, наведених у Довiднику.
Квалiфiкацiйнi характеристики визначають перелiк основних робiт, якi властивi тiй або iншiй посадi (професiї), та забезпечують єднiсть у визначеннi квалiфiкацiйних вимог щодо певних посад (професiй).

Слiд зазначити, що в разi виникнення спору мiж найманим працiвником i власником або уповноваженим ним органом щодо, наприклад, невiдповiдностi положень посадової iнструкцiї працiвника чиннiй квалiфiкацiйнiй характеристицi, зазначений факт буде враховуватися не на користь власника або уповноваженого ним органу. Для уникнення цього власниковi або уповноваженому ним органу доцiльно погоджувати посадовi iнструкцiї на пiдприємствi, в установi, органiзацiї з фахiвцями трудового законодавства.

Отже, посадова iнструкцiя дає можливiсть чiтко визначити функцiональнi обов’язки працiвника, який обiймає конкретну посаду.

Пiд час пiдготовки посадових iнструкцiй забезпечується єдиний пiдхiд щодо побудови, структури i змiсту їхнiх роздiлiв. Iнструкцiї мають вiдображати повний перелiк завдань та обов’язкiв, повноважень i вiдповiдальностi.

Складаючи посадовi (робочi) iнструкцiї, власник або уповноважений ним орган не може змiнювати квалiфiкацiйнi вимоги до посади (професiї) щодо освiти (вiдповiдного напряму пiдготовки), передбаченi квалiфiкацiйною характеристикою цiєї посади (професiї).

Отже, до складання кожної конкретної посадової iнструкцiї слiд пiдходити iндивiдуально, але є загальнi правила їхнього складання.

За потреби завдання та обов’язки, включенi до типової квалiфiкацiйної характеристики тiєї або iншої посади (професiї), можуть бути розподiленi мiж окремими виконавцями або коло завдань та обов’язкiв окремих працiвникiв може бути розширене з дорученням їм робiт, передбачених для рiзних груп посад, рiвних за складнiстю, виконання яких не потребує iншої спецiальностi, квалiфiкацiї.

Пiд час складання посадових iнструкцiй слiд використовувати:

• Класифiкатор професiй, який є основним документом для визначення професiйних назв посад, професiй пiд час складання штатних розписiв;
• вiдповiднi квалiфiкацiйнi характеристики професiй працiвникiв згiдно з Довiдником, котрий є основним та обов’язковим нормативним документом для визначення змiсту професiї i пiдставою для розроблення посадових iнструкцiй працiвникiв. Посадовi (робочi) iнструкцiї працiвникiв пiдприємств, установ, органiзацiй вводяться з метою чiткого визначення вимог, що ставляться до певної категорiї працiвникiв, рацiонального розподiлу обов’язкiв мiж працiвниками, надiлення працiвникiв потрiбними правами, пiдвищення вiдповiдальностi працiвникiв за доручену дiлянку роботи;
• локальнi нормативнi документи пiдприємства, установи, органiзацiї (статут; колективний договiр; правила внутрiшнього трудового розпорядку).

Структура посадової iнструкцiї

Посадовi iнструкцiї складаються для працiвникiв усiх посад, зазначених у штатному розписi. Проте можуть бути i винятки, наприклад, окремi керiвники пiдприємств, установ, органiзацiй, правове положення яких визначено статутом (положенням) пiдприємства, установи, органiзацiї або вiдповiдного пiдроздiлу, де зазначено основнi завдання, обов’язки, права i вiдповiдальнiсть за виконання покладених на них функцiй.

У заголовку посадової iнструкцiї наводиться повна назва посади (професiї) (має вiдповiдати професiйнiй назвi роботи, передбаченiй Класифiкатором професiй ) та повна назва структурного пiдроздiлу.

Власник або уповноважений ним орган може одним наказом (розпорядженням) затвердити всi посадовi iнструкцiї. У правому верхньому кутку першої сторiнки посадової iнструкцiї ставиться слово "Затверджено", пiдпис керiвника, зазначається його посада, iнiцiали та прiзвище, а також дата затвердження.

Пiд час розробки посадових iнструкцiй слiд використовувати єдиний загальноприйнятий пiдхiд щодо їхньої побудови та забезпечувати чiтке i стисле формулювання змiсту кожного роздiлу.

Посадовi iнструкцiї рекомендовано складати iз таких роздiлiв:

• загальнi положення. У цьому роздiлi мiстяться основнi данi про найменування посади, сферу дiяльностi працiвника, найменування пiдроздiлу, в якому працює працiвник, порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов'язкiв, безпосередню пiдпорядкованiсть, квалiфiкацiйнi вимоги до працiвника (рiвень освiтньої пiдготовки, рiвень квалiфiкацiї, фах, потрiбний стаж роботи за фахом, iншi вимоги), наявнiсть пiдлеглих, перелiк основних законодавчих актiв, iнших нормативних актiв, якими керується в роботi працiвник, порядок замiщення iнших працiвникiв на перiод їхньої тимчасової вiдсутностi (вiдпустка, хвороба, iншi поважнi причини), а також хто замiщує його;
• завдання та обов’язки. Цей роздiл характеризує змiст дiяльностi працiвника, визначає самостiйну дiлянку роботи вiдповiдно до положення про пiдроздiл, яка може визначатися видiленням групи питань з вiдповiдних напрямiв або закрiпленням за працiвником конкретних об’єктiв управлiння, або як конкретнi самостiйнi питання. У цьому роздiлi визначається перелiк видiв робiт, з яких складаються функцiї, що виконуються. Пiд час установлення видiв робiт слiд визначати їх за органiзацiйно-юридичними ознаками. Завдання та обов’язки працiвника мають вiдповiдати завданням та функцiям пiдроздiлу та вимогам квалiфiкацiйної характеристики вiдповiдної посади;
• права. Роздiл визначає i наводить делегованi працiвниковi повноваження, за допомогою яких вiн має забезпечувати виконання покладених на нього завдань та обов'язкiв. До таких прав належать, наприклад, право вносити пропозицiї з певних питань, ухвалювати певнi рiшення, узгоджувати проекти документiв, брати участь у нарадах, отримувати потрiбну для виконання своїх завдань iнформацiю вiд вiдповiдних пiдроздiлiв тощо;
• вiдповiдальнiсть. У роздiлi мiстяться показники оцiнки роботи працiвника та межi його особистої вiдповiдальностi за результатами дiяльностi та виконання робiт. Показниками оцiнки роботи є якiсть i своєчаснiсть виконання посадових завдань та обов’язкiв. Наприклад, зазначається просте, що працiвник несе вiдповiдальнiсть за невиконання або неналежне виконання посадових функцiй (завдань та обов’язкiв), порушення правил внутрiшнього трудового розпорядку, спричинення матерiальних збиткiв тощо;
• повинен знати. Роздiл мiстить вимоги до спецiальних знань, умiнь, майстерностi працiвникiв вiдповiдно до реальних умов їхньої дiяльностi, особливостей устаткування, iнструментiв, матерiалiв тощо, достатнiх для якiсного виконання покладених на них завдань та обов'язкiв, а також знань нормативно-правових актiв i нормативних документiв, потрiбних для якiсного виконання посадових функцiй.
  За потреби посадова iнструкцiя може бути доповнена такими роздiлами, якi не є обов’язковими складовими всiх посадових iнструкцiй;
• квалiфiкацiйнi вимоги, що має мiстити норми, якi стосуються освiти, освiтньо-квалiфiкацiйних рiвнiв, професiйної пiдготовки та досвiду роботи, достатнiх для повного i якiсного виконання робiт за посадою. Отже, вимоги до освiти та освiтньо-квалiфiкацiйних рiвнiв мають вiдповiдати вимогам квалiфiкацiйної характеристики вiдповiдної посади (професiї);
• взаємовiдносини (зв’язки за посадою), яким визначається коло основних взаємозв’язкiв працiвника iз працiвниками цього самого та iнших структурних пiдроздiлiв, а також зi стороннiми пiдприємствами, органiзацiями й установами, з якими працiвник має службовi взаємовiдносини, термiни отримання i надання взаємної iнформацiї (за наявностi), порядок погодження та затвердження вiдповiдних документiв тощо.

Унесення змiн та доповнень до посадової iнструкцiї

Змiни та доповнення до посадової iнструкцiї вносяться (як i сама iнструкцiя) через видавання наказу (розпорядження) власником або уповноваженим ним органом. Унесення зазначених змiн можливе тiльки за згоди на це працiвника, iнакше вважатиметься односторонньою змiною умов трудового договору з боку власника або уповноваженого ним органу.

Унесення до посадової iнструкцiї змiн, обумовлених змiною назви пiдприємства, структурного пiдроздiлу або посади, не потребує згоди працiвника.

Унесення змiн та доповнень до посадових iнструкцiй, якi суттєво впливають на їхнiй змiст (наприклад, у разi перерозподiлу обов'язкiв мiж працiвниками у зв’язку зi скороченням чисельностi, рацiональним розподiлом працi, змiнами у Класифiкаторi професiй чи Довiднику назви посади (професiї), змiсту завдань та обов'язкiв, квалiфiкацiйних вимог тощо) можливе тiльки на пiдставi наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу.

Якщо змiни, якi вносяться до посадових iнструкцiй, пов’язанi зi змiною iстотних умов працi (режиму роботи, найменування посади, категорiї, сумiщення професiй тощо), то працiвника слiд повiдомити про це не пiзнiше нiж за два мiсяцi до набрання чинностi такими змiнами.

Якщо посадовi iнструкцiї потребують унесення деяких поправок до її тексту, пов’язаних з незначними недолiками (помилки в написаннi, неправильне застосування роздiлових знакiв або формулювань, що можуть вплинути на правильне розумiння тексту), видавати вiдповiдний наказ (розпорядження) власниковi або уповноваженому ним органу необов'язково.

Розробка та затвердження власником або уповноваженим ним органом посадової iнструкцiї працiвника дозволить:

• чiтко установити трудову функцiю працiвника, визначити його трудовi обов’язки;
• впливати на працiвникiв, якi вiдмовляються виконувати конкретнi завдання;
• притягати працiвникiв до вiдповiдальностi за правопорушення, пов’язанi з невиконанням або неналежним виконанням посадових обов’язкiв;
• забороняти вимагати вiд працiвника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором;
• за потреби пiдтвердити перевищення працiвником повноважень пiд час притягнення його до вiдповiдальностi.

• установлюють та закрiплюють конкретнi завдання й обов’язки працiвникiв, їхнi права, вiдповiдальнiсть;
• є нормативним пiдґрунтям для застосування до працiвника заходiв впливу;
• iнформують працюника про його дiї, яких вiд нього очiкують; критерiї оцiнювання результатiв його працi; орiєнтири щодо пiдвищення рiвня квалiфiкацiї в межах конкретної професiї.