В данной консультации рассказано об оформлении Отчета по использованию средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Авансовый отчет), форма которого утверждена приказом ГНАУ от 23.12.2010 г. № 996. Рассмотрим ситуацию, когда частный предприниматель выдал своему работнику наличные средства для хозяйственных нужд. Это может быть закупка товара, оплата работ (услуг), необходимых для ведения предпринимателем деятельности и т. д. (то есть предприниматель не сам оплачивает за приобретаемое, а делает это через своего работника).

В КАКИХ СЛУЧАЯХ НУЖНО ОФОРМЛЯТЬ АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом (то есть работником ФЛП), за полученные средства от частного предпринимателя для оплаты чего-нибудь необходимого для ведения хоздеятельности (п. 5 Порядка составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденного приказом ГНАУ от 23.12.2010 г. № 996, далее — Порядок № 996).
Это может быть закупка товара, оплата всевозможных услуг, работ и т. д. Командировочные расходы (то есть при направлении работника в командировку) также оформляются с помощью Авансового отчета.
Так вот, выдав своему работнику наличные для того, чтобы он оплатил что-либо за предпринимателя, необходимо составить Авансовый отчет. По сути, он является подтверждением того, что работник не потратил полученную наличность, куда ни попадя, а израсходовал ее по назначению, о чем и свидетельствует Авансовый отчет с прилагаемыми к нему документами.

ПОДВОДНЫЕ КАМНИ ПРИ РАСЧЕТАХ ЗА НАЛИЧКУ

Напоминаем, что согласно п. 2.3 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637) предельная сумма наличного расчета одного предприятия (предпринимателя) с другим субъектом хозяйствования на протяжении 1-го дня по одному или нескольким платежным документам устанавливается НБУ и сегодня равняется 10 тыс. грн. (постановление Правления НБУ от 09.02.2005 г. № 32). За превышение указанного ограничения применяются штрафы.
Необходимо отметить, что штрафы применяются исключительно к покупателям товаров (работ, услуг), которые являются юрлицами. То есть предпринимателям не грозят финштрафы за расчеты свыше «10 000 грн.».
Кстати, если Вы плательщик НДС и Ваш работник покупает что-то с НДС, то в ситуации когда что-то приобретается им за сумму свыше 200 грн., кроме первичного документа (накладная, акт, чек и т.д.) и Авансового отчета, работник должен предоставить еще и налоговую накладную от продавца. Не забывайте об этом.