Когда предприниматель-работодатель выдает своему работнику деньги для выполнения производственных задач (для закупки товаров, на командировку и т. п.), то последний должен отчитаться за израсходованные средства. Для этого необходимо заполнить и подать предпринимателю Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Авансовый отчет), к которому обязательно нужно приложить подтверждающие документы. В случае если останутся неиспользованные средства, их нужно вернуть.

Внимание: данное требование распространяется исключительно на наемных работников, которые получают наличку (или деньги на платежную банковскую карточку) от ФЛП-работодателя. Если предприниматель выдает деньги не своему работнику, то Авансовый отчет не заполняется. В таком случае действуют обычные правила, установленные для гражданско-правовых отношений. Например, если предприниматель выплачивает обычному физлицу наличные средства по договору подряда, то оформляется документ, подтверждающий выдачу денег (акт о выдаче средств, чек и т. д.). Кроме того, если предприниматель тратит собственные средства на хознужды — составлять Авансовый отчет не нужно.

Недавно обновилась форма Авансового отчета и порядок его заполнения, которые утверждены приказом Министерства финансов Украины от 28.09.2015 г. № 841 (далее — Приказ № 841). Ее следует применять с 06.11.2015 г. (с момента официальной публикации) вместо старой формы (приказ Миндоходов от 24.12.2013 г. № 845).

В новую форму Авансового отчета внесен ряд мелких изменений по сравнению с ранее действовавшей формой.

Во-первых, привели действующие с 01.01.2015 г. ставки НДФЛ — 15% и 20%, которыми облагают несвоевременно возвращенные (или вообще невозвращенные) подотчетные средства (в том числе не подтвержденные документально).

Во-вторых, на лицевой стороне добавили сноску «**», согласно которой несвоевременно возвращенная сумма подотчетных средств для НДФЛ-целей рассчитывается с учетом «натурального» коэффициента (п. 164.5 НК). Также упоминание о применении п. 164.5 НК при расчете «излишних» сумм появилось и в Порядке составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденном приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.