Для чего нужна Книга

Для предпринимателя на общей системе очень важно правильно определить финансовые результаты (доход, расходы, чистый доход), которые указываются в Книге учета дохода и расходов (далее — Книга). На основании Книги предприниматель заполняет налоговую декларацию об имущественном положении и доходах (далее — Декларация о доходах), где рассчитывается НДФЛ и военный сбор. Также чистый доход, который указывается в Книге, очень важен для исчисления ЕСВ «за себя» (в частности, если по итогам месяца предприниматель не имеет прибыли, то ЕСВ «за себя» за этот месяц можно не платить).

Итак, для общесистемщика Книга — это основной учетный документ.

Норматив, регулирующий ведение Книги

Заполнение Книги регламентируется Порядком ведения Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — пред­приниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, утвержденным приказом Миндоходов от 16 сентября 2013 года № 481 (далее — Порядок № 481).

Сколько Книг нужно иметь

Общесистемщик ведет только одну Книгу, в том числе если у него есть наемные работники, которые получают наличную выручку. В Книге он систематизирует все свои финансовые результаты. Ее нужно заполнять в день получения дохода*. 

Если бумажная Книга заканчивается, то предприниматель заводит новую Книгу, где продолжает делать записи нарастающим итогом. Предыдущая бумажная Книга остается и хранится у ФЛП (ч. 4 п. 3 Порядка № 481).

Как заполнять Книгу, если ФЛП осуществляет несколько видов деятельности

ФЛП, которые осуществляют несколько видов предпринимательской деятельности согласно КВЭД, ведут всего одну Книгу. В Порядке № 481 не предусмотрено распределения результатов по каждому виду деятельности.

Вместе с тем, заполняя приложение Ф4 Декларации о доходах, общесистемщику нужно распределять доходы и расходы по видам хозяйственной деятельности.

Главные правила заполнения Книги

Доходы и расходы записывают в Книгу по итогам рабочего дня (общими суммами).

• Если в течение дня общесистемщик не получил доходов и не понес расходов, то за «пустой» день не надо делать записей в Книге.
• Показатели Книги суммируются за месяц, квартал, год. При желании ФЛП может подводить итог за полугодие и 9 месяцев.
• Записи в Книгу должны подтверждаться первичными документами.
• Данные Книги заполняются в гривнах с копейками.
• ФЛП — плательщики НДС не включают в расходы и доходы суммы НДС, которые входят в цену приобретенных или проданных товаров (работ, услуг).
• Что касается розничного акцизного налога, то налоговики считают, что его сумму продавцу надо включать в доход, а покупателю нельзя ставить в расходы (консультация приведена в «ЗІР», подкатегория 104.08).
• В Книгу не нужно записывать доходов, не связанных с предпринимательской деятельностью (например, от видов деятельности, не указанных в Едином государственном реестре). Они облагаются НДФЛ и военным сбором по правилам для обычных граждан.

Пошаговое заполнение граф Книги

Теперь систематизируем особенности заполнения Книги в табличной форме.