Предметом нашей консультации будет отражение в Отчете о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, пособия, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование в органы доходов и сборов (далее — Отчет по ф. № Д4) информации по работнику, находящемуся на больничном в связи c временной утратой трудоспособности.

Больничные начисляют работнику на основании листка нетрудоспособности и решения комиссии (уполномоченного) по соцстрахованию.

Если болел сам работник, то первые 5 дней болезни оплачивает работодатель, а начиная с шестого дня пособие по временной нетрудоспособности выплачивают за счет средств Фонда соцстрахования. Если больничный оформлен в связи с болезнью ребенка работника и в некоторых других случаях, пособие начисляют с первого дня временной нетрудоспособности.

Правила ЕСВ-обложения

Следует отметить 2 главных нюанса, которые нужно учитывать при начислении ЕСВ на сумму больничных.

1­-й нюанс. В отношении работника по основному месту действует правило: с целью ЕСВ-обложения месячный доход должен быть не менее минимальной заработной платы (далее — МЗП). Если он меньше, то ЕСВ-база увеличивается на сумму, которая недостает до МЗП.

2-­й нюанс. Если больничный открыт в одном месяце, а закрыт в другом, то доходы работника нужно распределять и относить к тем месяцам, за дни которых они начислены (приходится болезнь).

Сроки уплаты ЕСВ

ЕСВ с больничных уплачивается в те же сроки, что и зарплаты. То есть ЕСВ нужно уплатить до или в момент выплаты больничных. 

Если же больничные начислены (есть решение комисcии по соцстрахованию (или уполномоченного лица), оформленное протоколом), но не выплачены, то предельный срок уплаты ЕСВ — не позднее 20 дней после окончания месяца, следующего за тем, в котором они начислены. Такая ситуация обычно возникает, если Фонд задерживает перечисление суммы больничных на спецсчет.

Отражение больничных в Отчете по ф. № Д4

Больничные отражаем в Отчете по ф. № Д4, в котором они были начислены на основании листка нетрудоспособности.

Таблица 1 Отчета по ф. № Д4

В Таблице 1 для больничных предусмотрены специальные строки (отдельно от остальных выплат):

• строка 1.3 — для сумм оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя;
• строка 1.4 — для суммы пособия по времен­ной нетрудоспособности за счет средств Фонда. 

Потом больничные отображаются в общей сумме выплат, на которые начисляется ЕСВ (строка 2.1 Таблицы 1). И наконец, начисление ЕСВ осуществляется исходя из общей суммы, облагаемой ЕСВ (в том числе больничные) (строка 3.1 Таблицы 1). Отдельно больничные не исчисляют, поскольку с 1 января 2016 года установлена единая ЕСВ-ставка.

Таблица 6 Отчета по ф. № Д4

Больничные в Таблице 6 Отчета по ф. № Д4 не разделяются на суммы, которые выплачены за счет работодателя и за счет Фонда.

Приведем основные правила отражения больничных в Таблице 6 Отчета № Д4:

• больничные в Таблице 6 отражаются отдельной строкой; 
• при отражении сумм больничных в Таблице 6 не имеет значения, за счет каких средств они выплачены (за счет средств работодателя или Фонда соцстрахования); 
• вся сумма больничных, которая приходится на один месяц, отражается в одной строке;
• если временная нетрудоспособность приходится на один месяц, то сумма больничных в Таблице 6 отражается одной строкой. Если же дни нетрудоспособности приходятся на несколько месяцев — сумма больничных в Таблице 6 отражается несколькими строками — по одной строке на каждый календарный месяц, на который приходятся дни временной нетрудоспособности. Суммы распределяются исходя из дней болезни, приходящихся на соответствующий месяц болезни;
• если работник целый месяц болел (продолжает болеть и не предоставил больничный листок) и ему не начислена заработная плата или другие виды облагаемых доходов, в Таблице 6 на него заполняется строка, в которой указывается его пребывание в трудовых отношениях с работодателем (графа 15).

Заполнение граф Таблицы 6 относительно работника на больничном осуществляется следующим образом:

• графы 5–8, 12, 22–25 заполняем в общепринятом порядке;
• в графе 9 записываем код категории 29 — для работников, которые получают больничные (согласно приложению 2 к Порядку формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденному приказом Минфина от 14 апреля 2015 года № 435); 
• в графе 11 — месяц, на который приходятся дни временной нетрудоспособности;
• в графе 13 — количество календарных дней болезни в соответствующем месяце;
• в графе 17 — общую сумму больничных, приходящихся на календарный месяц (без учета ограничения максимальной величиной базы исчисления ЕСВ);
• в графе 18 — сумму больничных, которая вошла в базу обложения ЕСВ с учетом максимальной величины базы исчисления ЕСВ, действующей в месяце, за который начислены больничные;
• в графе 21 — сумму начисленного ЕСВ.

Внимание: в № 21 газеты за 2016 год приведен числовый пример по заполнению Отчета № Д4.