Главные нюансы ведения Книги

Для ФЛП на общей системе очень важно правильно определить финансовые результаты (доход, расходы, чистый доход), которые указываются в Книге учета доходов и расходов (далее — Книга). На основании Книги предприниматель заполняет налоговую декларацию об имущественном положении и доходах, где рассчитывается НДФЛ и военный сбор. Также чистый доход, который указывается в Книге, очень важен для исчисления ЕСВ «за себя» (детальнее см. на стр. 16 текущего номера). Причем самым сложным при заполнении Книги является отображение расходов, которые связаны с приобретением товаров (про­дукции, работ, услуг).

Напомним: главные правила заполнения Книги регламентируются Порядком ведения Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, утвержденным приказом Миндоходов Украины от 16 сентября 2013 года № 481 (далее — Порядок № 481). Приведем их.

• Доходы и расходы записывают в Книгу по итогам рабочего дня (общими суммами).
• Показатели Книги суммируются за месяц, квартал, год. По желанию ФЛП может подводить итог еще и за полугодие и 9 месяцев.
• Данные Книги заполняются в гривнах с копейками.
• ФЛП — плательщики НДС не включают в расходы и доходы суммы НДС, которые входят в цену приобретенных или проданных товаров (работ, услуг).
• Что касается розничного акцизного налога, то с 2017 года его сумму не надо включать продавцу в доходы. Но покупатель как до, так и после 2017 года не может ставить сумму уплаченного розничного акциза в расходы (пп. 177.4.3 Налогового кодекса Украины, далее — НК).
• В Книгу не нужно записывать доходов, не связанных с предпринимательской деятельностью (например, от видов деятельности, не указанных в Едином государственном реестре). Они облагаются НДФЛ и военным сбором по правилам для обычных граждан.
• ФЛП, которые осуществляют несколько видов предпринимательской деятельности согласно КВЭД, ведут всего одну Книгу. В Порядке № 481 не предусмотрено распределения финансовых результатов по каждому виду деятельности. Вместе с тем, заполняя приложение Ф2 налоговой декларации об имущественном положении и доходах, общесистемщику нужно распределять доходы и расходы по видам хозяйственной деятельности.

Особенности заполнения «товарно-материальных» граф Книги

Теперь перейдем к заполнению граф Книги, в которых отображается себестоимость проданных товаров (продукции, работ, услуг), а именно — графы 5 «реквизиты документа, подтверждающего понесенные расходы» и графы 6 «сумма расходов, связанных с приобретением товаров (работ, услуг)».

1. Графа 5 «реквизиты документа, подтверждающего понесенные расходы»

В графе 5 Книги указывают реквизиты (номер, дата и название) документов, подтверждающих понесенные расходы, которые непосредственно связаны с полученным доходом. Записи в Книгу осуществляются по итогам дня, поэтому надо указывать реквизиты всех документов, подтверждающих понесенные расходы.

Документами, подтверждающими расходы, могут быть, в частности, платежное поручение, квитанция, фискальный чек, акт закупки, акт выполненных работ (предоставленных услуг) и другие первичные документы (ч. 5 п. 6 Порядка № 481).

Следует отметить, что в графе 5 Книги нужно отображать реквизиты расходных документов (в том числе тех, которые связаны с заполнением графы 6), а также реквизиты документов, на основании которых уменьшаются расходы (например, при возврате товаров). Соответственно не нужно записывать реквизиты документов, согласно которым увеличиваются доходы.

2. Графа 6 «сумма расходов, связанных с приобретением товаров (работ, услуг)»

Приведем главные правила отображения товарно-материальных расходов в графе 6 Книги.

Правило 1. Расходы должны относиться к тем, что указаны в п. 177.4 НК. Конечно, товарно-материальные расходы включаются в этот перечень (пп. 177.4.1 НК).

Торговцы здесь отображают покупную стоимость проданных за день товаров.

В случае производства продукции (работ, услуг) в графе 6 записывают покупную стоимость запасов, сырья, других ТМЦ, фактически использованных при изготовлении реализованной продукции (работ, услуг).

Правило 2. Нужно иметь документальное подтверждение понесенных расходов (п. 177.2 НК).

Правило 3. Расходы должны быть связаны с полученным доходом от осуществления хозяйственной деятельности (п.177.4 НК). Пока не будет получен доход, нельзя отображать расходы на приобретенный товар. Это правило непоколебимо для графы 6.

Под возникновением дохода следует понимать получение оплаты (или другой компенсации) ФЛП-продавцом от покупателя. То есть графа 6 не заполняется, если товар (работа, услуга) отгружен, но оплата (или получение других видов компенсации) от покупателя не получена.

Правило 4. Стоимость товара (работ, услуг) должна быть оплачена (фактически понесена). То есть расходы у общесистемщика возникают по кассовому методу.

Дополнительно акцентируем внимание на трех нюансах заполнения графы 6 Книги.

1. В графу 6 вносят расходы, которые можно классифицировать как прямые (то есть они непосредственно связаны с приобретением товаров, работ, услуг), в графе 7 отображают «зарплатно-ЕСВ-ные расходы», а прочие расходы нужно отображать в графе 8.

2. Одновременно с графой 6 нужно заполнять и графу 5 Книги (там указывают реквизиты документов, подтверждающих расходы).

3. В графу 6 необходимо записывать расходы по мере их появления по итогам дня (конечно, при условии получения связанного с ними дохода).

Теперь приведем числовой пример по заполнению Книги.