В последнее время значительно усилилась ответственность работодателей, поэтому предпринимателю, использующему наемный труд, очень важно делать все так «чтобы комар носа не подточил». 

Трудности заключаются в том, что трудовое законодательство разработано в основном под юрлиц, а относительно предпринимателей нет четкости, что значительно усложняет понимание правильности практического выполнения его норм. Редакция неоднократная писала о том, что предприниматель-работодатель должен вести кадровую документацию. Это подтверждает и Министерство социальной политики Украины в письме от 21 ноября 2016 года № 5907/0/10­-16/06 (далее — Письмо № 5907) (см. ниже). Министерство соглашается с тем, что законодательством о труде прямо не предусмотрены обязанности по ведению кадровой документации предпринимателем-работодателем. Но права работников должны быть защищены независимо от того, кто является работодателем, поэтому предприниматели должны иметь соответствующие кадровые документы. В частности, в Письме № 5907 упомянуты такие кадровые документы, как:  

• правила внутреннего трудового распорядка;
• документы относительно учета отпусков работников;
• приказы (распоряжения) относительно работников (в частности, о приеме на работу, переводе на другую работу, прекращении трудового договора, приказы (распоряжения) о пре­доставлении отпуска);
• личные карточки;
• табели учета использования рабочего вре­мени;
• документы относительно расчетов заработной платы;
• штатное расписание.

Публикуется на языке оригинала

МІНІСТЕРСТВО СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

ЛИСТ від 21.11.2016 р. № 5907/0/10­-16/06

Згідно з ч. 1 ст. 3 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) законодавство про працю регулює трудові відносини працівників усіх підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності і галузевої належності, а також осіб, які працюють за трудовим договором з фізичними особами.

Отже, норми законодавства про працю поширюються, в тому числі на трудові відносини, що виникають між працівником та фізичною особою — підприємцем (далі — підприємець).

Законодавством про працю прямо не передбачено обов’язку підприємця вести зазначену у зверненні кадрову документацію при застосуванні найманої праці. Разом з тим, згідно зі ст. 29 КЗпП до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний, зокрема ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором.

Згідно зі ст. 2 Закону України «Про відпустки» (далі — Закон) право на відпустки мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи.

Статтею 10 Закону, зокрема встановлено, що черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників.

Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам.

Наказом Державного комітету статистики України від 28.09.2005 р. № 286 затверджено Інструкцію зі статистики кількості працівників (далі — Інструкція).

Інструкція містить основні методологічні положення щодо визначення показників кількості працівників у формах державних статистичних спостережень з метою одержання об’єктивної статистичної інформації щодо зайнятості працівників та розмірів їхньої оплати праці.

Пунктом 1.6 р. І «Загальні положення» Інструкції, зокрема, встановлено, щодо первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників, зокрема належать наказ (розпорядження) про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору, особова картка, наказ (розпорядження) про надання відпустки, табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати.
Для досягнення мети затвердженої Інструкції вищезазначена первинна облікова документація має вестись, в тому числі і підприємцем, оскільки виходячи зі змісту абзацу другого п. 1.1 р. І «Загальні положення» Інструкції дія Інструкції поширюється, в тому числі і на таку категорію роботодавців.

Складання штатного розпису є необхідним у роботі з персоналом. На підставі штатного розпису приймаються рішення, зокрема про прийняття, переведення працівників на іншу роботу, встановлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретному працівникові. Наявність штатного розпису є гарантією забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці.

Підсумовуючи викладене, а також з метою недопущення порушення законодавства про працю, уникнення випадкових помилок в роботі з персоналом та як наслідок можливого виникнення трудових спорів, підприємцю необхідно вести кадрову документацію при застосуванні найманої праці.

Перший заступник Міністра О. Крентовська