Існують витрати, які підприємець на загальній системі несе в одному місяці, а сплачує за них — в іншому. Коли це відбувається на зламі року, тобто грудень-січень, то виникає питання, в якому звітному році відобразити ці витрати. В цій публікації розглянемо основні
витрати, які своєю специфікою саме і підпадають під визначення «перехідних витрат».

Фізична особа — підприємець придбав товари у грудні звітного року, а в наступному році, в січні, продає їх. Гроші за товари отримує вже в наступному році, в січні. В цій ситуації витрати необхідно буде відобразити у графі 6 Книги обліку доходів і витрат в січні (місяці отримання доходу, з яким пов’язані витрати). Це підтвердили податківці у «ЗІР» («ЗІР», підкатегорія 104.05).
Нагадуємо, щоб витрати можна було визнати, необхідно, щоб за них була здійснена оплата, а також була безпосередня прив’язка до конкретного доходу в звітному періоді.

Пересічна  ситуація, коли рахунок за грудень за опалення, електроенергію, зв’язок та інше виставляється та сплачується уже в січні наступного року. Підприємець на загальній системі оподаткування має право визнати ці витрати тільки в січні, тобто за фактом сплати. ДПСУ в своїх роз’ясненнях у «ЗІР» (підкатегорія 104.04) наголошує, що комунальні витрати та послуги зв’язку зменшують базу оподаткування того періоду, в якому вони були фактично понесені та сплачені.

Зазвичай орендні платежі сплачуються заздалегідь. Наприклад, коли ФОП в грудні вносить орендну плату за січень наступного року. В цьому випадку витрати сплачені в грудні, а отримані вони будуть в січні. Про оренду фіскали висловлюють таку ж думку, як і про комунальні платежі. Тобто орендна плата відображається в тому періоді, коли вона була фактично сплачена. В нашому випадку — в грудні.

Наприклад, друга частина зарплати за грудень виплачується у січні. Ця операція відображається в документах таким чином:
своєчасно виплачена зарплата за грудень відображається у звіті за формою № 1ДФ за IV квартал;
витрати на оплату праці вказують у графі 7 Книги доходів і витрат за фактом виплати зарплати (тобто частина зарплати за грудень, яка виплачена у січні наступного року, потрап­ляє до витрат також у січні).
Увага! Витрати на оплату праці можна вносити до Книги доходів і витрат, не враховуючи те, чи є у підприємця в цей день доходи. Однак, якщо у ФОП взагалі немає доходів в цей конкретний місяць, то ДПСУ чомусь забороняє визнавати витрати на зарплату в такому місяці («ЗІР», підкатегорія 104.08). При цьому фіскали не наводять ніяких аргументів на користь своєї позиції. Більш того, це протирічить нормам ПК.

До витрат, безпосередньо пов’язаних з отри­манням доходів від провадження господарської діяльності, включаються такі сплачені податки/збори:

• суми податків, зборів, які пов’язані з проведенням господарської діяльності (крім ПДВ  для ФОП — платника ПДВ, та акцизного податку, ПДФО з доходу від господарської діяльності, податку на майно);
• суми ЄСВ;
• платежі, сплачені за одержання ліцензій на провадження певних видів господарської діяльності ФОП;
• платежі за одержання дозволу, іншого документа доз­вільного характеру, які пов’язані з господарською діяльністю підприємця.

Наприклад, якщо ЄСВ «за себе» за IV квартал 2019 року загальносистемник сплачує у січні 2020 року, то ЄСВ-витрати відображаємо у Книзі доходів і витрат в момент сплати (тобто у січні). Аналогічне правило існує щодо віднесення на витрати ЄСВ за найманих працівників (тобто витрати виникають за фактом сплати).