Відповідно до п. 44.1 Податкового кодексу України (далі — ПК) для цілей оподаткування платники зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Загальні відомості
ГУ ДПС у Тернопільській області звертає увагу, що підприємці зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ПК, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого ПК граничного терміну подання такої звітності.
При держреєстрації припинення діяльності платника документи, визначені п. 44.1 ПК, за період діяльності не менш як 1095 днів, що передували даті його ліквідації, повинні передаватися до архіву.
Якщо документи, визначені у п. 44.1 ПК, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи мають зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п. 44.3 ПК.

Зберігання електронних документів
Згідно зі ст. 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року № 851-IV (далі — Закон № 851) суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації має бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
За неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти елект­ронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох елект­ронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи мають зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.
При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:
1) інформація, що міститься в електронних документах, має бути доступною для її подальшого використання;
2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
3) за наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством (ч. 5 ст. 13 Закону № 851).
Отже, електронні форми первинних документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків/зборів (крім ЄСВ), а також архів файлів звітності, поданої до податкового органу в елект­ронному вигляді, повинні зберігатися платниками на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях, протягом строку, встановленого законодавством для зберігання відповідних документів на папері.