Трудова книжка відповідно до ст. 48 Кодексу законів про працю (далі — КЗпП) є основним документом про трудову діяльність працівника, який підтверджує стаж роботи, а також дає змогу власнику при прийнятті на роботу мати уяву про досвід роботи працівника.

Питання щодо ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання і обліку регулюються постановою Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 року № 301 та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58).

Чинним законодавством на працівників покладається обов’язок при прийнятті на роботу подати належно оформлену трудову книжку, а на роботодавця — забезпечити ведення трудових книжок. До трудової книжки вносяться:

• відомості про працівника: прізвище, ім’я та по батькові, дата народження;
• відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
• відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
• відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у ФОП понад п’ять днів. 

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

На осіб, які працюють за сумісництвом, запис здійснюється за бажанням працівника.

До трудової книжки не вносять записи щодо цивільно-правових договорів (підряду, надання послуг тощо) — там відображаються лише відомості саме щодо трудових правовідносин.

ФОП не ведуть на себе трудові книжки.

Особи, які вперше стають до роботи і не мають трудової книжки, пред’являють паспорт і диплом або інший документ про освіту.

Військовослужбовці, звільнені зі служби, пред’являють військовий квиток. Звільнені з місць позбавлення волі зобов’язані подати довідку про звільнення.

Якщо трудова книжка не містить запису про звільнення з попереднього місця роботи, до неї не можна внести запису про прийняття на роботу.

Варто звернути увагу, що з кожним записом в трудовій книжці роботодавець повинен ознайо­мити працівника.

Щось закреслювати, витирати, заклеювати у трудових книжках чи вкладишах внесені до них раніше неточні або неправильні записи забороняється. Якщо сторінок не вистачає — необхідно завести вкладиш до трудової книжки.

Під час звільнення працівника роботодавець згідно зі ст. 116 КЗпП зобов’язаний в день звільнення оформити трудову книжку та провести остаточний розрахунок. 

У разі звільнення працівника з ініціативи роботодавця він зобов’язаний також у день звільнення видати йому копію наказу про звільнення з роботи.

В інших випадках звільнення копія наказу видається на вимогу працівника (ст. 47 КЗпП). 

На сьогодні паперові трудові книжки не скасовані, вони діють. Додатково варто звернути увагу, що Пенсійний фонд України створив новий сервіс http://portal.pfu.gov.ua відповідно до постанови КМУ від 27 листопада 2019 року № 1084, де відображається інформація про всі трудові відносини працівника з даними звітів роботодавця з 1998 року.

Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у ФОП, зберігаються безпосередньо у працівників (п. 2.21-1 Інструкції № 58).