Книги обліку доходів (для платників єдиного податку 1–2 та 3 груп, які не є платниками ПДВ), книги обліку доходів і витрат (для платників єдиного податку 3 групи, які є платниками ПДВ) (далі — Книги обліку) зберігаються платниками податку протягом 3 років після виконання останнього запису*.

ГУ ДПС у Київській області наголошує, що у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів платник зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, що підтверджують настання цієї події) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому ПК для подання податкової звітності (абз. 1 п. 44.5 ПК).

Платник зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

У разі надання підприємцем у вищезазначеному порядку (абз. 1 п. 44.5 ПК) повідомлення та неможливості проведення його перевірки у зв’язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням документів строки проведення таких перевірок переносяться до дати їх відновлення, але на строк не більше ніж 120 днів.

Крім того, у разі втрати Книги обліку ФОП-єдинник зобов’язаний звернутися до органів внут­рішніх справ для подання відповідної заяви та отримання довідки про надання цієї заяви.

У разі втрати підприємцем Книги обліку, якщо її не відновлено протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу, або у строк не більше ніж 120 днів (у разі неможливості проведення перевірки платника) до нього застосовується:

• адміністративна відповідальність — від 3 до 8 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (далі — НМДГ), а за повторне протягом року порушення — від 5 до 8 НМДГ (ст. 164-1 Кодексу Украї­ни про адміністративні правопорушення);
• фінансова відповідальність — 1020 грн., повторне протягом року порушення — 2040 грн. (п. 121.1 ПК).

* Для цілей оподаткування платники зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків/зборів (п. 44.1 Податкового кодексу України, далі — ПК).