Трудове законодавство повинні виконувати усі роботодавці (як підприємства, установи, організації, так і ФОП).

Згідно з листом Міністерства праці та соціальної політики України від 27 червня 2007 року № 162/06/187-07 штатний розпис — це документ, що встановлює для роботодавця структуру, штат та посадові оклади працівників. Прийняття, затвердження роботодавцем (у тому числі ФОП) штатного розпису проводиться шляхом видання спеціального локального нормативного акта (тобто наказу чи розпорядження), що визначатиме кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами суб’єкта господарювання. 

Розроблення штатного розпису має здійснюватися з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема «Класифікатора професій», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28 липня 2010 року № 327 (далі — Класифікатор професій ДК 003:2010) (назви посад і професій мають відповідати назвам у Класифікаторі професій ДК 003:2010).

У нормативно-правових актах немає затвердженої форми штатного розпису для підприємців-роботодавців. Але вони можуть узяти за основу, наприклад, форми з наказу Міністерства фінансів України від 28 січня 2002 року № 57 (далі — Наказ № 57). Цим документом, який розроблений для бюджетних установ, затверджені дві форми штатного розпису: «звичайна» та типова. 

Звісно, на підприємців-роботодавців не поширюються норми Наказу № 57. Однак ніхто не забороняє підприємцям використовувати форму штатного розпису, яка затверджена Наказом № 57. Тим більше навіщо «вигадувати велосипед». При використанні цих форм підприємець повинен прибрати згадування про «керівника», «установу». Крім того, у підприємця навряд чи буде «керівник бухгалтерської служби» чи «начальник планово-фінансового підрозділу». Тому достатньо підпису одного підприємця.

У штатному розписі  не вказують прізвища працівників, тільки посади, їх кількість та розмір заробітної плати. Спочатку потрібно затвердити штатний розпис, а потім наймати працівників на посади, котрі прописані в штатному розписі. На підставі штатного розпису розробляють посадові інструкції.

Підприємець затверджує штатний розпис своїм наказом/розпорядженням, який складає в довільній формі. У наказі/розпорядженні має бути дата, з якої штатний розпис набуває чинності. Вона може відрізнятися від дати видання наказу або збігатися з нею. «Заднім числом» ввести в дію штатний розпис не можна.

Посада, яка є в штатному розписі та на яку приймаємо працівника, записується у трудову книжку.

Згідно з п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці України, Мін’юсту України, Мінсоцзахисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у Класифікаторі професій ДК 003:2010, який призначений для застосування всіма суб’єктами господарювання. Назви посад, які передбачаються в штатному розписі, повинні відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010.

Отже, з метою недопущення порушень законодавства про працю наявність штатного розпису у фізичних осіб — підприємців — роботодавців є обов’язковою (незалежно від того, скільки найманих працівників є).

Звичайно, якщо у підприємця немає найманих працівників, то не треба складати та затверджувати штатний розпис.