Авансовий звіт

Коли підприємець-працедавець видає своєму працівникові гроші для виконання виробничих завдань (для закупівлі товарів, на відрядження тощо), то останній повинен відзвітувати за витрачені кошти. Для цього працівнику потрібно заповнити та подати підприємцеві Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Авансовий звіт), до якого обов’язково слід додати підтверджувальні документи. У разі якщо залишаться невикористані кошти, їх потрібно повернути.
Зараз діє форма Авансового звіту, затверджена наказом Мінфіну України від 28 вересня 2015 року № 841 (у редакції наказу від 10 березня 2016 року № 350).

Вимога подавати Авансовий звіт поширюється винятково на найманих працівників, які отримують готівку (або гроші на банківську платіжну картку) від ФОП-працедавця.
Якщо підприємець видає гроші не своєму працівникові, то Авансовий звіт не заповнюється. У такому випадку діють звичайні правила, установлені для цивільно-правових відносин.

На жаль, багато підприємців-роботодавців дуже часто помиляються у такому простому питанні, як відсутність документального оформлення операцій з видачі і повернення підзвітних коштів. Якщо цих документів не буде, роботодавець не зможе підтвердити не тільки, скільки він видавав грошей, а й взагалі сам факт того, що він щось давав. Відповідно для працівника важливо мати документальне підтвердження факту повернення невитрачених коштів.
Таким чином, видача та повернення кош­тів повинні мати документальне оформлення. Для підприємців зараз не існує затвердженої форми, тому документ можна складати у довільній формі (наприклад, актом про видачу грошей, розпискою тощо). Головне, щоб у ньому були обов’язкові реквізити (див. ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 року № 996-XIV), інакше документ не можна буде використовувати для підтвердження проведеної операції.

У № 14 газети за 2018 рік розглянуто порядок видачі підзвітних сум; термін подання Авансового звіту та повернення працівником невикористаної готівки; особливості оподаткування підзвітних сум; підводні камені в разі неповернення чи несвоєчасного повернення працівником підзвітних сум. 

У зв’язку з цим перейдемо до числового прикладу документального оформлення підзвітних операцій.