При нарахуванні (виплаті) доходів фізичним особам — підприємцям (незалежно від системи оподаткування) та самозайнятим особам податкові агенти зобов’язані відобразити такі доходи у податковому розрахунку за формою № 1ДФ за звітний квартал, у якому вони були нараховані.

При цьому під час нарахування (виплати) доходу податковий агент не утримує ПДФО та військового збору, якщо ФОП-продавець надає копію документа, що підтверджує його державну реєст­рацію як суб’єкта підприємницької діяльності:

• для підприємця на загальній системі оподаткування таким документом може бути копія виписки або витягу з Єдиного державного реєстру (далі — ЄДР);
• для підприємця на спрощеній системі оподаткування — копія витягу або виписки з ЄДР, в яких зазначаються види діяльності та у разі потреби копія витягу з Реєстру платників єдиного податку;
• для особи, яка здійснює незалежну професійну діяльність, — копія довідки про взяття її на податковий облік як фізичної особи, яка провадить незалежну професійну діяльність.

Дохід, виплачений самозайнятій особі, відображається у ф. № 1ДФ за ознакою доходу «157».

ГУ ДФС у Запорізькій області пояснило особливості заповнення форми № 1ДФ при нарахуванні/виплаті доходу на користь ФОП:

• у графі 3а «Сума нарахованого доходу» — вказується дохід, який нараховано підприємцю, незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні;
• у графі 3 «Сума виплаченого доходу» — зазначається сума фактично виплаченого доходу;
• у графі 4а «Сума нарахованого податку» — якщо підприємцем не надано копію документа, що підтверджує державну реєстрацію як суб’єкта підприємницької діяльності, відображається сума нарахованого ПДФО;
• у графі 4 «Сума перерахованого податку» — вказується фактична сума перерахованого податку в разі його нарахування та відображення у графі 4а.

Якщо підприємцем надано копію документа, що підтверджує його державну реєстрацію як суб’єкта підприємницької діяльності, то графи 4а «Сума нарахованого податку» та 4 «Сума перерахованого податку» не заповнюються — в таких графах проставляються нулі.