Зобов’язання зберігати документи

Для цілей оподаткування платники зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Забороняється формування показників податкової звітності на підставі даних, не підтверджених первинними документами — цю норму містить ст. 44 Податкового кодексу України (далі — ПК).

Платники зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ПК, та документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого ПК граничного терміну подання такої звітності (п. 44.3 ПК).

Платники єдиного податку — фізичні особи — підприємці при заповненні податкових декларацій використовують дані Книги обліку доходів або Книги обліку доходів і витрат;  їх показники мають бути підтверджені первинними документами. Під час проведення перевірок такі документи мають право вивчати та перевіряти контролюючі органи.

ФОП-єдинники 1–3 груп зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, на підставі яких заповнювалися податкові декларації платника єдиного податку — фізичної особи — підприємця (для її складання повинні використовуватися дані Книги обліку доходів або Книги обліку доходів і витрат), а також податкова звітність з інших податків і зборів (наприклад, форма № 1ДФ).

Первинні документи мають зберігатися не менш як 1095 днів з дня подання податкової декларації ФОП-єдинником або іншої податкової звітності, для складання якої вони використовуються.

За незабезпечення платником зберігання первинних документів, облікових та інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів та/або ненадання платником контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених ПК, відповідно до п. 121.1 ПК можуть бути застосовані штрафні санкції в розмірі 510 грн. За ті ж дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, передбачено накладення фінштрафу в розмірі 1020 грн.

Крім того, платник єдиного податку виконує функції податкового агента у разі нарахування (виплати, надання) оподатковуваних ПДФО доходів на користь фізичної особи, яка перебуває з ним у трудових або цивільно-правових відносинах. Тому за відсутності первинних документів на товари (роботи, послуги), які придбані платником єдиного податку, в разі виявлення факту неутримання ним ПДФО при виплаті доходу громадянам, до платника застосовуються штрафні санкції, як до податкового агента. Що тягне за собою згідно з п. 127.1 ПК такі фінансові штрафи:

• за перше порушення — штраф в розмірі 25% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету;
• за ті самі дії, вчинені повторно протягом 1095 днів, — штраф у розмірі 50% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету;
• за третє та наступні порушення протягом 1095 днів, — штраф у розмірі 75% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

ГУ ДПС у Київській області