Розглянемо деякі запитання, що виникають у суб’єктів господарювання при заповненні Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (далі — ф. № 1ДФ). Механізм заповнення ф. № 1ДФ затверджено наказом Мінфіну від 13 січня 2015 року № 4 (далі — Порядок № 4).

Як відобразити в податковому розрахунку за ф. № 1ДФ кількість зовнішніх сумісників?
Кількість зовнішніх сумісників відображається в податковому розрахунку за ф. № 1ДФ в графі «Працювало за трудовими договорами».
Примітка редакції. Сумісництво — це виконання, крім своєї основної, іншої роботи на умовах трудового договору. Коли працівник трудиться у того самого роботодавця — це внутрішнє сумісництво, а коли у іншого — зовнішнє. 

Чи потрібно заповнювати у ф. № 1ДФ відомості по найманим працівникам, якщо доходи на користь даних працівників протягом звітного податкового кварталу не нараховувались та не виплачувались?
Податковий агент при заповненні ф. № 1ДФ не вказує відомості щодо найманих працівників, якщо протягом звітного податкового періоду на користь цих працівників не нараховувався та не виплачувався дохід.

Яким чином повернути ПДФО та як відобразити у ф. № 1ДФ суму переплати податку, що перевищує суму податкового зобов’язання, яка виникла за результатами остаточного розрахунку з працівником, який припиняє трудові відносини?
Якщо внаслідок здійсненого остаточного розрахунку з працівником виникає переплата податку, то на її суму податковий агент зменшує суму нарахованого податкового зобов’язання працівника за місяць такого остаточного розрахунку та відображає це в звітності за ф. № 1ДФ. Відповідно, на суму переплати зменшуються зобов’язання податкового агента зі сплати ПДФО до бюджету в податковому періоді (місяці) остаточного розрахунку.
У разі перевищення суми переплати, яка виникла за результатами остаточного розрахунку з працівником, над сумою податкового зобов’язання, Податковим кодексом України не передбачено повернення суми такого перевищення.

Як правильно відобразити у податковому розрахунку за ф. № 1ДФ суму виплаченої заробітної плати, якщо в одному з місяців кварталу працівник не мав права на отримання податкової соціальної пільги?
У разі якщо в одному з місяців кварталу працівник не мав права на отримання податкової соціальної пільги, то в податковому розрахунку за ф. № 1ДФ заповнюють лише один рядок, в якому зазначають відповідну ознаку пільги.

Чи заповнювати графу 6 «Дата прийняття на роботу» ф. № 1ДФ щодо внутрішніх сумісників?
Якщо працівник почав виконувати роботу за внутрішнім сумісництвом разом зі своєю основною роботою в того ж роботодавця, то при відображенні у ф. № 1ДФ доходів, виплачених фізичній особі за основним місцем роботи і за внутрішнім сумісництвом, графу 6 не заповнюють.
Згідно з п. 3.7 Порядку № 4 графу 6 заповнюють тільки на тих фізосіб, які приймалися на роботу в звітному періоді. А при внутрішньому сумісництві зміни місця роботи не відбувається (лист ДФСУ від 24 липня 2019 року № 668/2/99-99-13-02-03-13).

Протягом кварталу кількість працівників змінювалася: як заповнити ф. № 1ДФ?
Якщо протягом звітного кварталу в роботодавця змінювалася кількість працівників, то інформацію про прийняття і звільнення працівників у формі № 1ДФ слід відображати таким чином:
— графу 6 «Дата прийняття на роботу» заповнювати тільки на тих фізосіб, які приймалися на роботу в звітному періоді;
— графу 7 «Дата звільнення з роботи» заповнювати тільки на тих фізосіб, яких звільнили у звітному періоді за місцем роботи, на якому вони отримували дохід у вигляді зарплати, або звільнили до початку звітного періоду, але вони отримували доходи у звітному періоді.
Для тих працівників, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 6 і 7 не запов­нюють (п. 3.7 Порядку № 4).
У графі «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» вказується кількість найманих працівників. Якщо протягом звітного періоду працівників приймали та звільняли з роботи та через це кількість працівників змінювалася, то в графі «Працювало за трудовими договорами» слід вказувати максимальну кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами протягом звітного кварталу.

Державна податкова служба України